Creare il sommario
Quando lavorate con documenti piuttosto lunghi, come relazioni, proposte commerciali o tesi di laurea, può essere molto utile dotare il vostro documento di un indice generale o sommario, in modo da facilitare ai vostri lettori la ricerca delle informazioni. Word vi permette di creare il sommario in maniera automatica.
Si tratta di un elemento che in genere si colloca all’inizio del documento e ne riassume il contenuto, presentando i titoli dei capitoli e dei sottocapitoli con l’indicazione della pagina in cui si trovano. L’inserimento di un sommario aiuta il lettore a orientarsi nel testo, a farsi un’idea di ciò che lo aspetta.
È consigliabile inserirlo sempre anche quando i documenti non sono lunghissimi ma sono composti di tante parti distinte.
Se avete usato nella costruzione del vostro documento gli stili Titolo di Word, creare un sommario sarà un’operazione rapidissima. Mentre preparate il documento dovete fare in modo che i capitoli o i paragrafi che volete includere nel sommario abbiano un titolo a cui è applicato uno stile Titolo da 1 a 9. La gerarchia dei titoli sarà riproposta nel sommario.
Fate clic nel punto in cui volete che compaia il sommario, poi portatevi alla scheda Riferimenti. Nel gruppo Sommario, fate clic sul pulsante Sommario. Potete scegliere lo stile per il vostro sommario dal relativo menu visibile in figura 1.
Figura 1: il menu del pulsante Sommario
Se preferite avere un maggiore controllo sullo stile del vostro sommario, scegliete la voce Inserisci sommario. Apparirà la finestra Sommario, visibile in figura 2.
Figura 2: la scheda Sommario della finestra Indici e sommario
Dall’elenco a discesa Formati, selezionate lo stile che volete usare per il sommario. Nella casella di testo Mostra livelli fino a, selezionate il numero di livelli che volete includere nel sommario (per esempio, se scegliete 3, saranno inseriti nel sommario i titoli di livello 1, 2 e 3, mentre saranno esclusi i titoli dal livello 4 in poi).
Dai restanti controlli della finestra potete stabilire le altre opzioni per la formattazione del vostro sommario. La figura 3 vi mostra il sommario di un documento. Se fate clic su una voce del sommario tenendo premuto il tasto Ctrl, Word vi porterà automaticamente al punto del documento a cui quella voce fa riferimento.
Figura 3: un documento con il sommario
Aggiornare il sommario
Non c’è bisogno di attendere di aver completato un documento per crearne il sommario. Infatti, quest’ultimo è facilmente aggiornabile: basta selezionare l’intero documento (scheda Home, gruppo Modifica, pulsante Seleziona e, dal suo menu, Seleziona tutto) e quindi premere sulla tastiera il tasto F9.
Oppure, portatevi al sommario e poi, nella scheda Riferimenti, nel gruppo Sommario, fate clic sul pulsante Aggiorna sommario. Word visualizzerà la finestra di dialogo Aggiorna sommario, visibile in figura 4.
Dovete scegliere se aggiornare l’intero sommario (quindi aggiungere eventuali nuovi paragrafi) o aggiornare solo i numeri di pagina delle voci già presenti.
Figura 4: la finestra di dialogo Aggiorna sommario
Conclusioni
In questo articolo su Microsoft Word 2007, abbiamo visto che realizzare e aggiornare un sommario, che ci aiuterà a trovare più facilmente la pagina che ci interessa.
Continuate a seguire i nostri articoli su Microsoft Office 2007.
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L'autore
Alessandra Salvaggio è titolare di uno studio di consulenza informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e web authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di formazione professionale, scuole e aziende. Collabora con riviste di informatica e grafica. Per Edizioni FAG è autrice di manuali di scrittura, formulari e varie guide su MS Office, macro e VBA.
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