Protezione dei documenti con Windows Rights Management
Le versioni Professional, Ultimate ed Enterprse di Office 2007, come dicevamo, offrono un sistema più avanzato di protezione, basato su dei certificati gestiti da Windows Rights Management, installabile su Windows Server 2003 come componente aggiuntivo. Questo servizio, dedicato alle aziende grandi e piccole, consente di certificare e di limitare l'utilizzo dei documenti di Office 2007. Per maggiori informazioni su Windows Rights Management fai clic qui.
Sebbene sia necessario un server per gestire i certificati, Microsoft offre gratuitamente per un tempo limitato, la possibilità di usare questo servizio utilizzando un account Windows Live ID. Al momento non è stato precisato per quanto tempo sarà disponibile questo servizio, tuttavia Microsoft garantisce che avviserà gli utenti che usano il servizio e che per i tre mesi successivi alla disattivazione, i documenti saranno ancora certificati. Vediamo insieme come utilizzare questa possibilità.
Creare il certificato
La procedura di certificazione di un documento è simile in tutti i programmi della suite, per fare un esempio utilizzeremo Word 2007. Per prima cosa fate clic sulla scheda Revisione, nella parte destra degli strumenti, aprite il menu Proteggi documento e selezionate Accesso limitato.
Figura 4: il menu Proteggi documento
Una procedura guidata ci aiuta a configurare l'account necessario per proteggere il documento, la prima finestra, avvisa che si tratta di un account di valutazione, selezionare il radio bottone Si e fare clic sul pulsante Successivo. La finestra successiva chiede se si ha a disposizione un profilo .NET Passport, se lo possedete selezionate Ho un profilo .NET Passport, altrimenti su Non ho un profilo .NET Passport. Fate quindi clic sul pulsante Avanti.
La terza schermata della procedura guidata chiede di inserire i dati del vostro profilo, inserite l'indirizzo di posta elettronica usato per registrare il profilo .NET Passport e la password, fate quindi clic su Accedi.
Nella quarta finestra vi verrà chiesta conferma dell'indirizzo di posta elettronica usato nel profilo, inserirtelo nella casella di testo e fate clic su Avanti.
La quinta finestra, visibile in figura 5, consente di selezionare il tipo di certificato, Standard o Temporaneo, la finestra stessa spiega quali siano le differenze tra i due, selezionate ad esempio Standard e fate clic su Avanti. Nella schermata successiva fare clic sul pulsante Fine per concludere la procedura di registrazione del certificato.
Figura 5: scelta del tipo di certificato
Protezione del documento
Una volta che avete ottenuto il certificato, descritto nel passaggio precedente, verrete mandati alla procedura per la selezione delle persone a cui invierete il documento e i privilegi che avranno. È bene ricordare che la procedura sopra descritta non sarà più necessario eseguirla, d'ora in avanti quando vorrete proteggere un documento partirete da qui.
Se state proseguendo dopo la creazione del certificato verrete automaticamente mandati alla finestra Autorizzazioni, altrimenti potrete accedervi per documenti successivi selezionando la scheda Revisione e selezionando dal menu Proteggi documento, l'opzione Accesso limitato.
Figura 6: la finestra Autorizzazioni
La finestra Autorizzazioni, consente di inserire velocemente le persone che possono solo leggere il documento e quelle che possono modificarlo, usando le caselle di testo rispettive. Se ritenete che questo sia sufficiente, fate clic sul pulsante OK, ma tramite il pulsante Altre opzioni..., è possibile accedere ad altre funzionalità, visibili in figura 7.
Figura 7: la finestra Altre opzioni di Autorizzazioni
In questa finestra sono visibili gli account che avete inserito nella finestra precedente, e vedere per ogni utente i privilegi che possiede. Facendo clic su Aggiungi potete aggiungere altri utenti, per settare o modificare i privilegi di un utente basta fare clic sul livello di sicurezza che possiede l'utente e modificarlo selezionando quello che si desidera dal menu che appare.
Una opzione molto utile è la possibilità di dare una data di scadenza al documento, selezionando la casella Data di scadenza per il documento e selezionando la data dal menu sottostante.
Altre opzioni sono disponibili: Stampa contenuto, Consenti agli utenti con accesso in lettura di copiare il contenuto e Accesso al contenuto a livello di programmazione. Fate quindi clic sul pulsante OK per completare l'operazione. Il documento è ora protetto e verrà visualizzato un messaggio nella finestra di Word 2007, visibile in figura 8.
Ora no dovrete fare altro che inviare il documento alle persone che avete autorizzato, usando la posta elettronica o un server sulla rete locale.
Figura 8: Word 2007 avvisa del tipo di accesso a disposizione dell'utente
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