La comunicazione
Che si crei una presentazione per vendere dei prodotti, per spiegare una certa dottrina ai propri studenti o per agevolare una platea composita a seguire un ragionamento, chi comunica dice qualcosa a chi ascolta, e in questo caso lo fa con un doppio sistema: a voce, in maniera dinamica e flessibile, e per iscritto (che siano parole o immagini poco importa), in maniera fissa e, almeno sul momento, immutabile.
Per questo è bene approfondire in maniera preliminare tutti gli aspetti che possono influenzare la nostra comunicazione, soprattutto per quanto riguarda la parte delle diapositive, fissa e immutabile. Infatti, se anche si conosce e padroneggia alla perfezione una certa materia, tutt’altra cosa è mettersi a spiegare a una platea un certo argomento cercando di farsi seguire e capire da tutti.
Senza dover scomodare i modelli comunicativi più complessi messi a punto da linguisti e massmediologi, tuttavia, è chiaro che alcuni elementi teorici da essi codificati possono essere applicati anche allo schema di comunicazione per slide, e analizzare ciascuno di essi può rivelarsi molto utile a capire i meccanismi generali adatti a creare presentazioni efficaci.
Elementi di analisi
Tra i vari elementi di cui si deve tenere conto, quindi, vale la pena affrontare e conoscere almeno questi quattro indispensabili.
- Il messaggio – Che cosa
- Il destinatario – A chi
- L’obiettivo – Perché
- Il mezzo – Con che cosa e in che modo
Alcuni di questi elementi sono mutuati, nella loro accezione originaria e nel nome, da teorie linguistiche che hanno fatto scuola, come quella di Roman Jakobson, per citarne una che gli addetti ai lavori potrebbero immediatamente riconoscere tra le righe.
Tuttavia, è bene specificare subito che la complessità dei modelli originari non si addice a questa trattazione, e forse nemmeno a essere applicata allo schema della comunicazione per slide.
In realtà, cerchiamo di analizzare e capire come ciascuno di questi elementi, qualcuno più nobile e studiato, qualcun altro più umile e improvvisato, possa e debba influenzare il modello di comunicazione delle presentazioni, soprattutto nella parte riguardante le diapositive.
Niente di diverso, insomma, da quanto farebbe, magari in modo spontaneo e automatico, chiunque si apprestasse a preparare una presentazione in PowerPoint.
ATTENZIONE
Gli elementi di cui tener conto potrebbero essere molti, con un alto numero di variabili alle quali prestare attenzione. In questa sede ci limitiamo a considerare quelli più rilevanti e generali, rimandando alla sensibilità e intelligenza dei lettori il saper di volta in volta distinguere, tra quelle non citate, quelle su cui è necessario concentrare una particolare riflessione.
Il messaggio – Che cosa
In qualche modo, dovrebbe essere scontato, ma non sempre lo è: chi prepara una presentazione ha, o dovrebbe avere, qualcosa da dire. Il primo punto fondamentale, quindi, deve essere sempre quello di tenere bene a mente, e conseguentemente mettere sempre in risalto, il contenuto che si vuole offrire al proprio pubblico.
Il messaggio di per sé, cioè l’oggetto, il contenuto, è il cuore stesso della comunicazione, capace di influenzare pesantemente e indirizzare le scelte relative all’impianto generale e a ciascuno degli altri elementi.
Soprattutto nel caso di presentazioni molto lunghe o complesse, la probabilità di lasciarsi trascinare fuori tema dal discorso è sempre dietro l’angolo. Per questo è bene chiedersi, per ogni slide che si prepara: ha attinenza con il contenuto principale, cioè con quanto voglio comunicare?
Il contenuto dovrebbe essere sempre messo in primo piano, a partire dal titolo: per questo nelle presentazioni è molto meglio affidarsi a titoli asettici, descrittivi e precisi. Una titolazione poetica, o magari volutamente misteriosa, forse può colpire di più l’immaginario o suscitare curiosità nell’auditorium, se è stata ben pensata. Tuttavia, il nostro scopo, al di là degli obiettivi che ci poniamo, è quello di informare, e l’informazione si fa prima di tutto con semplicità e chiarezza.
Allo stesso modo può essere utile inserire nelle diapositive una nota a pié di pagina o comunque un richiamo costante al contenuto principale: all’oratore può ricordare di evitare di allontanarsi dal seminato, al pubblico può offrire un saldo e costante punto di riferimento sul contenuto della presentazione.
Il destinatario – A chi
Capire che tipo di audience si avrà di fronte quando si parlerà è fondamentale per poter tagliare su misura la propria presentazione. Infatti, lo stesso argomento deve essere affrontato diversamente se ci si rivolge a un pubblico di professionisti o a uno di studenti, a uno di casalinghe o di venditori.
Proprio come quando si va a costruire una brochure o un sito Internet, sapere chi sarà il fruitore della propria presentazione permetterà di andare incontro ai suoi gusti e alle sue aspettative. Ciò è valido per la presentazione nella sua interezza, con riferimento a tutte le sue parti, quelle testuali o quelle di immagini, ma anche all’uso che si può fare di effetti grafici, multimediali o sonori.
NOTA
Tra i tanti elementi propri delle teoria della comunicazione che non approfondiamo in questa sede vi sono il contesto e il codice, cioè in quale ambito di riferimento si svolge una certa comunicazione e con quali convenzioni linguistiche. Entrambi questi elementi sono però strettamente correlati al destinatario della comunicazione, che determina l’ambito e influenza in maniera decisiva il codice espressivo.
Per fare un esempio concreto, il corredo iconografico di una presentazione varierà notevolmente in funzione del nostro pubblico.
Se stiamo preparando delle slide sulla tutela dell’ambiente e della natura da presentare ai bambini della classe di nostro figlio a scuola (un ambito ben preciso nel quale esistono convenzioni proprie), faremo ricorso a disegni e immagini, qualcosa che si avvicini ai cartoon, in grado di divertire i ragazzi e far passare il messaggio con spensieratezza.
Nella stessa galleria di clipart di PowerPoint o in quella del sito Microsoft Office Online, si potranno trovare un numero adeguato di immagini più che opportune, vedi figura 1.
Figura 1: la galleria di clipart di Microsoft Office Online, raggiungibile all’URL
Al contrario, se lo stesso tema sarà presentato con slide a un convegno politico, le clipart sarebbero assai fuori luogo e otterrebbero l’effetto di far passare un’aria molto poco professionale e seria, quale invece si vorrebbe per tale platea. Le immagini non potrebbero essere altro che fotografie, personali o da gallerie pubbliche, oppure rappresentazioni grafiche create ad arte per l’occasione.
Il pubblico influenzerà inoltre il nostro linguaggio, sia per quanto riguarda le diapositive sia per il parlato: sullo stesso tema di tutela dell’ambiente, a una platea di studenti universitari di un corso di laurea attinente ci rivolgeremmo con un tono e una terminologia ben differente dai due casi precedenti. Il nostro codice espressivo, cioè, si adeguerà alla platea di ascoltatori che avremo di fronte.
L’obiettivo – Perché
Prima di tutto, qualsiasi comunicazione si pone l’obiettivo di informare qualcuno rispetto a qualcosa, ovvero di far arrivare un certo messaggio a certe persone. Ma questo è soltanto lo scopo, per così dire, intrinseco alla comunicazione, e non potrebbe essere altrimenti.
Oltre a questo, però, bisogna chiedersi quale obiettivo si voglia raggiungere per mezzo della comunicazione o, nel nostro caso, della presentazione. Questo è oltremodo importante se stiamo preparando una presentazione su un argomento commissionato da altre persone.
In funzione dello scopo, infatti, il nostro approccio alla presentazione potrà essere diverso e questo influenzerà la scelta del tono, dei termini, delle immagini e di tutti gli elementi d’animazione a corredo. In molti casi, non solo è corretto ma è anche utile esplicitare, magari all’inizio della presentazione, quali siano gli scopi che si stanno perseguendo.
Su certi target mirati, può essere utile approntare anche un test di valutazione della presentazione, per capire se effettivamente ha prodotto i risultati voluti.
Naturalmente, paga sempre essere onesti con i propri interlocutori: una platea di commercianti non imparerà a vendere di più o meglio assistendo a una presentazione. Semmai potrà imparare quali sono i principi teorici delle logiche di mercato, quali le medie di riferimento, quali i casi di successo. Se il nostro pubblico uscirà più arricchito dalla presentazione, avremo raggiunto il nostro obiettivo.
Per migliorare le vendite, invece, non potranno che aiutarsi da soli, magari mettendo in pratica quello di cui sono venuti a conoscenza con le nostre slide.
Il mezzo – Con che cosa e in che modo
In questo caso, il mezzo è abbastanza chiaro: le diapositive o, per meglio dire, le slide create con appositi programmi informatici. Sembrerà superfluo ai più, ma forse qualcuno si ricorda ancora di quando le presentazioni si facevano con i lucidi, e in questo caso potrebbe apprezzare la puntualizzazione.
Tutto questo, però, non è sufficiente a delineare in maniera chiara come realizzare una presentazione, se non nella comprensione dei limiti che tale tipo di file ha, comprensione che deriva soprattutto dall’uso dello strumento, inutile dirlo.
Ciò che è molto più importante mettere in rilievo, in questo caso, è che una presentazione di PowerPoint si presta a innumerevoli usi, e benché spesso si trasferisca un’unica presentazione nelle diverse sedi in cui si intende utilizzarla, sarebbe molto meglio capire fin dal principio con quale mezzo e in che modo la presentazione verrà diffusa.
Nonostante le possibilità siano svariate, alla fine ciò che veramente importa nella fase di creazione di una presentazione è sapere in che modo questa sarà distribuita e di conseguenza fruita dal pubblico, compreso, particolare non del tutto trascurabile, da quale tipo di pubblico.
Dunque, sapere se si parlerà in pubblico, dove e a quale pubblico, oppure se si farà in modo che il file di diapositive venga visto in nostra assenza, e da chi, un gruppo ristretto di manager o tutti gli utenti di una certa intranet oppure tutto il mondo in un sito web: queste variabili sono le prime e fondamentali da tenere conto nel preparare la presentazione.
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