La formattazione
Tutte le informazioni, se correttamente e piacevolmente formattate, hanno un impatto migliore sui fruitori.
Questo, naturalmente, è particolarmente valido per le presentazioni, che sono pensate proprio come presentazione grafica di dati importanti. È ovvio, quindi, che la scelta di una formattazione adeguata al proprio pubblico sia fondamentale.
La formattazione può essere locale o generale. Con il termine formattazione locale si intende la formattazione applicata localmente a un singolo elemento, per esempio a una singola diapositiva, a un singolo testo, a una singola immagine e così via.
Con il termine formattazione generale s’intende, invece, una formattazione applicata in generale a tutti gli elementi di una presentazione: lo sfondo delle diapositive, il formato delle immagini o dei titoli, i colori impiegati nelle diapositive e così via.
Solitamente, il procedimento migliore consiste nell’applicare una formattazione generale alla presentazione, quindi nel regolare le singole formattazioni locali fino a ottenere il risultato desiderato.
Come si vedrà più avanti, una delle regole più importanti della formattazione è il mantenimento di una certa uniformità in una presentazione. Una presentazione che mostri formattazioni diverse e in contrasto fra loro non ha un aspetto professionale e il suo impatto sul pubblico rischia di essere negativo, anziché positivo. Per questo, si consiglia di utilizzare una formattazione generale per tutta la presentazione, limitando il più possibile gli interventi ai singoli elementi.
Le formattazioni generali possono essere impostate mediante i comandi e le opzioni della scheda Progettazione. Per prima cosa, pertanto, si consiglia di aprire la scheda Progettazione per avere accesso alle formattazioni generali.
La formattazione generale: i temi
La formattazione che ha il maggiore impatto sull’aspetto di una diapositiva è la scelta del tema. Il tema è un insieme di caratteristiche di formattazione che vengono applicate a tutti gli elementi principali della presentazione. Per esempio, un tema definisce lo sfondo da utilizzare per tutte le diapositive, il tipo di carattere, il colore e la dimensione di titoli, testi, rientri puntati e numerati e così via.
I temi possono essere applicati dalla categoria Temi della scheda Progettazione. Per visualizzare un tema, è possibile fare clic sul pulsante a forma di freccia verso il basso che si trova sulla destra dell’elenco dei temi.
Figura 7: ecco dove fare clic per aprire l’elenco dei temi
Una volta fatto clic su questo pulsante si apre l’elenco dei temi. Una delle interessanti novità di Microsoft Office 2007 è che, passando con il puntatore del mouse sui vari temi dell’elenco, la diapositiva sottostante cambia di conseguenza, mostrando un’anteprima dell’aspetto che avrebbe se le si applicasse il tema attualmente selezionato.
Figura 8: la diapositiva sottostante mostra un'anteprima del tema selezionato
In questo modo, è più facile riuscire a capire quale sarà l’effettivo aspetto della diapositiva una volta che si sia scelto un determinato tema.
Quando poi il tema è stato finalmente scelto, lo si può applicare molto semplicemente facendo clic sulla casella corrispondente nell’elenco. A tutte le diapositive sarà quindi applicato il tema desiderato, con tutte le specifiche di colori, caratteri e sfondi.
Figura 9: l’applicazione di un tema a una presentazione consente di ottenere elementi uniformi
Se uno degli aspetti del tema selezionato non è completamente soddisfacente, lo si può modificare con estrema facilità. Accanto alla casella dei temi sono presenti altre tre caselle, una denominata Colori, una Tipi di carattere e una Effetti.
Facendo clic su una di queste caselle si apre un menu che consente di scegliere una nuova combinazione di colori, una nuova combinazione di tipi di carattere o una nuova combinazione di effetti. Le nuove combinazioni vengono anch’esse applicate a tutte le diapositive della presentazione.
Per esempio, se non si è convinti del tipo di carattere adottato nella presentazione, è possibile fare clic sulla casella Tipi di carattere e selezionare un’altra delle combinazioni a disposizione, come visibile in figura 10.
Figura 10: scelta di una nuova combinazione di caratteri
La formattazione generale: lo sfondo
Quando si seleziona un tema, si seleziona anche uno sfondo predefinito per il tema stesso. È comunque possibile modificare lo sfondo di un tema, oppure applicare uno sfondo alle proprie diapositive anche se non si è scelto alcun tema per esse.
L’applicazione di uno sfondo è molto simile a quella di un tema o a quella di una combinazione di colori, di caratteri o di effetti.
Dalla categoria Sfondo si fa clic sulla casella Stili sfondo per aprire l’elenco con gli sfondi. Come al solito, passando con il puntatore del mouse su di uno sfondo, se ne vedrà l’applicazione sulla diapositiva sottostante. Quando si è scelto lo sfondo desiderato, basta farvi clic sopra nell’elenco per applicarlo a tutte le diapositive della presentazione.
Figura 11: selezione di uno sfondo per la presentazione
È anche possibile impostare il formato dello sfondo, scegliendo il comando Formato sfondo dal menu che appare selezionando il pulsante Stili sfondo, oppure facendo clic sul piccolo quadratino in basso a destra accanto al nome della categoria Sfondo.
Si apre in questo modo la finestra di dialogo Formato sfondo, dalla quale è possibile definire che tipo di sfondo applicare alla diapositiva. Si può scegliere fra uno sfondo in tinta unita, un riempimento sfumato o una trama.
Figura 12: impostazione del formato di sfondo
Sempre nella stessa finestra, è possibile specificare una delle trame predefinite, scegliendole dall’elenco Trama, oppure un file grafico registrato nel computer, facendo clic su File e selezionandolo dalla finestra visualizzata.
Dopo aver scelto i vari parametri dello sfondo, si può fare clic su Reimposta sfondo per applicare il nuovo sfondo alla diapositiva attualmente attiva, oppure su Applica a tutte per fare in modo che lo sfondo sia applicato a tutte le diapositive. Un clic su Chiudi chiude la finestra senza fare modifiche.
La formattazione generale: il formato
Il formato di pagina stabilisce le dimensioni fisiche delle diapositive. Nella categoria Imposta pagina si fa clic su Imposta pagina per aprire una finestra in cui è possibile modificare le dimensioni fisiche della presentazione.
Figura 13: modifica delle dimensioni fisiche della presentazione
L’impostazione predefinita è la presentazione su schermo: il rapporto fra le dimensioni è di 4:3 (come nei normali schermi televisivi) e le dimensioni fisiche sono di circa 25 cm x 19 cm, con un orientamento orizzontale.
Questo formato è l’ideale per visualizzare la presentazione su di un normale schermo televisivo, oppure su un monitor di PC standard. È però possibile selezionare un altro formato, più adatto al compito che ci si prefigge, scegliendolo dall’elenco a discesa Formato diapositive.
La personalizzazione dei temi
Quando si crea una nuova diapositiva, è possibile scegliere uno dei temi proposti oppure crearne uno personalizzato. Questo è molto semplice: basta infatti selezionare uno sfondo, una combinazione di colori, dei tipi di carattere da assegnare alla presentazione, quindi salvare il tutto come nuovo tema.
Dai vari menu presenti nella scheda Progettazione si deve selezionare una delle combinazioni presenti, oppure il comando che consente la personalizzazione. Per esempio, dal menu Colori della categoria Temi si può scegliere una delle combinazioni di colori disponibili, oppure selezionare il comando Crea nuovi colori tema. Così facendo si apre la finestra omonima, nella quale è possibile impostare i colori desiderati.
Figura 14: la finestra Crea nuovi colori tema
Nella parte destra di questa finestra si può vedere un’anteprima di come dovrebbero apparire le diapositive una volta che si sia loro applicata la combinazione di colori selezionata. A sinistra, invece, si scelgono i colori secondo l’elemento che si desidera colorare. Nella casella di testo Nome, infine, si sceglie un nome per la particolare combinazione di colori. Quando si è terminata la scelta dei colori per la combinazione, con un clic su Salva la combinazione di colori verrà salvata e potrà essere selezionata fra quelle a disposizione nel menu Colori.
La creazione di una combinazione di colori è un compito piuttosto complesso e che richiede molto tempo: i colori da scegliere sono parecchi e occorre che tutti stiano bene insieme con gli altri. Se non si ha molto tempo per realizzare la presentazione, pertanto, è meglio affidarsi a una delle combinazioni predefinite, eventualmente modificando i colori di singoli elementi che non convincono fino in fondo.
La stessa cosa, naturalmente, vale anche per le combinazioni di tipi di carattere: scegliendo Crea nuovi caratteri tema dal pulsante Carattere della categoria Temi, si apre una finestra in cui è possibile selezionare un carattere per le intestazioni e un carattere per il corpo del testo, specificando inoltre un nome per la combinazione.
Figura 15: impostazione di una combinazione di tipi di carattere
La finestra è molto più semplice rispetto a quella dei colori, perché bisogna scegliere solo due tipi di carattere.
Non è invece possibile scegliere fra diverse combinazioni di effetti. Si può solo usare una di quelle predefinite, che possono essere scelte premendo il pulsante Effetti e selezionando la combinazione desiderata.
Figura 16: selezione di una combinazione di effetti
Si sceglie poi uno sfondo, fra quelli predefiniti o uno personalizzato, e i formati sono finalmente pronti. A questo punto, se lo si desidera si può salvare la combinazione di tutte queste formattazioni in un unico “pacchetto”, ossia il tema.
Si fa quindi clic sul pulsante con la freccia verso il basso per aprire l’elenco dei temi, ma, invece di selezionare uno dei temi proposti, si fa clic sul comando Salva tema corrente: si aprirà così una finestra di dialogo in cui sarà possibile specificare il nome del tema e la posizione sul disco rigido. La posizione predefinita è quella dei temi di PowerPoint, e si consiglia di non cambiarla.
Figura 17: salvare un tema appena impostato
La formattazione locale
Dopo aver applicato un tema alla presentazione, è possibile regolare l’aspetto delle singole diapositive agendo sulla formattazione degli elementi che le compongono. In questo modo, si ha un controllo fine sull’aspetto finale che avrà la diapositiva, pur riuscendo a mantenere l’uniformità di stile necessaria per una presentazione dall’aspetto professionale.
La formattazione locale viene applicata seguendo questa procedura: per prima cosa, si seleziona l’elemento che si desidera formattare, quindi si applica la formattazione desiderata. Per esempio, se si desidera cambiare il tipo di carattere di una parola, si seleziona la parola, quindi si apre la scheda Home (nella quale sono contenuti i comandi più comunemente utilizzati) e si sceglie il tipo di carattere desiderato.
Figura 18: modifica della formattazione di un carattere
Allo stesso modo si può procedere per applicare altre formattazioni ai caratteri, come il colore, lo stile (grassetto, corsivo, sottolineato), la dimensione e così via, nonché ai paragrafi, che possono essere allineati a sinistra, al centro, a destra, avere interlinea singola o doppia ecc.
Quando si seleziona una parte di testo, si può notare che appare una sorta di barra degli strumenti semitrasparente: spostando il puntatore del mouse su questa barra degli strumenti, questa diventa ben visibile e consente di selezionare una serie di formati per caratteri e paragrafi. Questa è una comoda novità di Microsoft Office 2007.
Figura 19: la barra di formattazione locale di Microsoft Office 2007
Incorporare i tipi di carattere
Quando si è faticato non poco a creare un aspetto professionale per la propria presentazione, scegliendo accuratamente i colori, gli sfondi, le immagini e così via, non si desidera vedere sprecato tutto il proprio lavoro perché sul computer dei fruitori, magari, non è installato il tipo di carattere che si è selezionato con tanta cura.
È possibile fare in modo di salvare, unitamente al file di PowerPoint, anche i tipi di carattere che si sono utilizzati nella propria presentazione. A questo scopo, è necessario fare clic sul pulsante Office, quindi scegliere il comando Opzioni di PowerPoint dal menu visualizzato. Nella finestra delle opzioni occorre selezionare la categoria Salvataggio, quindi, nella finestra, si attiva la casella di controllo Incorpora caratteri nel file.
Figura 20: è possibile fare in modo che il file di PowerPoint contenga anche i tipi di carattere utilizzati
In generale, è meglio lasciare attiva l’opzione Incorpora solo caratteri utilizzati nella presentazione, che mantiene ridotte le dimensioni del file. Se invece si seleziona l’opzione Incorpora tutti i caratteri, nel file verranno memorizzati tutti i caratteri presenti nel sistema dell’utente. Il file avrà dimensioni molto maggiori, ma in compenso i fruitori potranno modificare il tipo di carattere a piacimento.
|
