Controllo sulle informazioni personali
Il problema della sicurezza e della salvaguardia della privacy è sempre più sentito e anche in questo campo Office 2007 vi propone interessanti novità.
Nei documenti Word rimangono memorizzati molti dati che potremmo definire “sensibili”, come il nome dell’autore del file, i commenti che sono stati inseriti, i nomi degli eventuali revisori, percorsi di rete ecc. Ci sono alcune informazioni, poi, che possono essere marcate come nascoste (hidden) dall’autore stesso. Anche queste informazioni potrebbero essere lette da altri.
La figura 13 vi mostra un esempio di informazioni sensibili che possono essere “lette” da un documento Office. In questo caso, nelle risorse del computer, ci è bastato fare clic col tasto destro del mouse e scegliere la voce Proprietà. Nella finestra Proprietà ci siamo portati alla scheda Riepilogo, quindi abbiamo premuto il pulsante Avanzate.
Figura 13: altri dati “sensibili”
Potremmo fare anche altri esempi, ma, già questo vi dà l’idea di quante informazioni forniamo (anche senza accorgercene), quando distribuiamo i nostri file Microsoft Office. Office 2007 ci permette di cancellare questi dati, prima di passare ad altri i nostri documenti. Per questo dobbiamo ricorrere allo strumento Controllo documento.
Aprite il documento (che deve essere in formato Office 2007) da cui volete rimuovere le informazioni sensibili e dal menu del pulsante Microsoft Office, scegliete Prepara e Controlla documento. Office vi mostrerà la finestra Controllo documento, visibile in figura 14.
Figura 14: la finestra Controllo documento
Questa finestra vi permette di ispezionare diversi tipi di informazioni del vostro documento. Alcuni tipi sono diversi e specifici per i vari programmi Office. Selezionate quelli che vi interessano (per impostazione predefinita sono selezionati tutti). Quando avete selezionato le informazioni che volete verificare, premete il pulsante Controlla per avviare il controllo. Alla fine del controllo la finestra Controllo documento vi indicherà quali categorie di dati sensibili ha trovato.
Nella figura 15 ha trovato informazioni sensibili relative alle revisioni e informazioni personali.
Figura 15: Controllo documento vi mostra le informazioni sensibili che ha trovato nel documento
Accanto a ciascuna categoria in cui si sono trovate informazioni sensibili trovate il pulsante Rimuovi tutto, che vi permette di eliminare dal documento quelle informazioni. Chiudete la finestra Controllo documento e il file da cui avete rimosso le informazioni.
Se ora tornate a visualizzarne le proprietà, come abbiamo spiegato sopra, vi accorgerete che le informazioni sensibili sono scomparse.
Figura 16: le informazioni sensibili sono state eliminate
Le informazioni cancellate con Controllo documento non possono più essere recuperate. Perciò, fate attenzione a quali informazioni cancellate.
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