Un formato più aperto
Iniziamo col dire che, su un PC su cui è installato Office 2007, anche senza aprire i file, già dalle loro icone nelle risorse del computer possiamo distinguere i file Word, Excel e PowerPoint salvati in un formato di Office 2003 o XP da quelli salvati col formato di Office 2007. La figura 1 mostra a sinistra l’icona di file salvati nel formato Office 2007 e a destra quella di file salvati in un formato precedente.
Figura 1: l’icona identifica il formato Office con cui è stato salvato un file
Office 2007 vi permette anche di riconoscere dall’icona (e dall’estensione, ma di questo parleremo più avanti) i file che contengono codice VBA, che è potenzialmente pericoloso. Per questo Microsoft Office 2007, già dall’icona del file avvisa l’utente che l’apertura e l’utilizzo di quel file comportano dei rischi. Il file va aperto solo se si è certi della sua provenienza. Osservate l’icona della figura 2: notate che, a differenza delle altre, presenta un piccolo punto esclamativo.
Figura 2: l’icona di un file con VBA
Notate, quindi, che se usate Office 2007 le icone dei file vi danno molte più informazioni di quelle che avevate usando le precedenti versioni di Office.
XML (Extensible Markup Language)
I vantaggi offerti dal nuovo formato sono numerosi e, se non avete esigenze di scambio con altri utenti che usano vecchie versioni, è quasi sempre consigliabile utilizzarlo.
Cominciamo col presentarvi uno dei vantaggi più significativi del nuovo formato. Anche se le icone e le estensioni dei file sono diverse, il formato di Word, Excel e PowerPoint è identico ed è, di fatto, XML. Molti dei lettori avranno già sentito parlare dell’XML, ma data l’importanza del suo utilizzo nel nuovo Office, ci soffermeremo, seppur brevemente su di esso.
Solo se si capisce, anche per sommi capi, come funziona XML si può comprendere veramente il grande vantaggio del nuovo formato di file. Cercheremo di spiegare come funziona XML in modo molto rapido, così che possiate rendervi conto dei vantaggi che ne potrete trarre. Iniziamo col dire che XML permette di separare il contenuto di un documento dalle informazioni sulla sua formattazione.
XML crea file di testo (un po’ come Blocco note) che quindi non necessitano di un particolare programma per essere letti.
I formati di file delle precedenti versioni di Office generavano file binari che potevano essere letti solo dagli stessi programmi che li avevano generati o da programmi che contenevano filtri appositi (come OpenOffice.org).
Ora, invece, per leggere i file salvati nel nuovo formato di Office 2007 non vi serve altro che un editor di testo (magari proprio Blocco note) e WinZip. Sul perché vi occorra WinZip torneremo più tardi. Questo garantisce la massima portabilità dei vostri file, che possono essere liberamente letti e scambiati da chiunque. Inoltre, il fatto che le informazioni di formattazione siano distinte dai dati veri e propri vi permette di passare gli stessi dati da un programma all’altro senza difficoltà (purché i file siano opportunamente predisposti).
Vi chiederete come è possibile salvare in un documento di testo qualcosa di complesso come un documento Word (o addirittura una diapositiva Power Point o un prospetto di Excel).
Ebbene, XML ve lo permette grazie alla sue caratteristiche intrinseche. XML è un linguaggio a tag, ossia “etichette” che vi permettono di descrivere il loro contenuto. Un semplice file XML potrebbe essere come segue:
<?xml version=”1.0”?>
<ComuniItaliani>
<COMUNE>
<Nome>Milano</Nome>
<Regione>Lombardia</Regione>
<Sindaco>Moratti</Sindaco>
</COMUNE>
<COMUNE>
<Nome>Roma</Nome>
<Regione>Lazio</Regione>
<Sindaco>Veltroni</Sindaco>
</COMUNE>
</ComuniItaliani>
I tag XML sono quelle parole poste tra parentesi uncinate (<>). Ogni tag è scritto due volte, in apertura e in chiusura (in quest’ultimo caso preceduto da una barra: per esempio, </comune>).
I tag ci dicono esattamente cosa contengono e possono essere inscatolati uno dentro l’altro. Nel nostro esempio i tag <COMUNE> contiene i tag <Nome>, <Regione> e <Sindaco>.
In questo caso, è facile capire che si sta parlando di comuni italiani e di ciascuno possiamo conoscere il nome, la regione di appartenenza e il nome del sindaco. Potremmo facilmente aumentare il numero di informazioni, creando i tag opportuni. Per esempio, potremmo aggiungere il tag <Num_Abitanti> per memorizzare il numero degli abitanti di un comune, oppure il tag <Altitudine> per memorizzarne l’altitudine sul livello del mare.
Questo vi fa capire fin da subito il significato della parola Extensible che troviamo nell’acronimo XML. A seconda delle nostre esigenze, cioè, possiamo crearci tutti i tag che ci occorrono.
Ovviamente non si tratta di una estensibilità “selvaggia” e senza regole, altrimenti il file XML non funzionerebbe. Normalmente al file che contiene i dati viene associato uno schema, ossia un file che descrive le regole in base alle quali il file XML deve essere costruito. Uno schema memorizza i nomi del tag che potete usare e quali “sottotag” può contenere, quante volte questi possono ricorrere e se sono obbligatori o facoltativi.
Per esempio, lo schema da associare all’esempio precedente dirà che si può usare il tag <Comune> e che al suo interno ci possono essere i tag <Nome>, <Regione> e <Sindaco> ed eventualmente anche
<Num_ Abitanti> e <Altitudine>. Questi sottotag possono essere usati una volta sola al di sotto di ciascun tag <Comune>: non avrebbe senso che un comune abbia due sindaci, ma se avessimo un tag <assessore> questo potrebbe essere ripetuto tutte le volte che occorre.
Queste che abbiamo descritto non sono regole dell’XML in generale, ma del nostro schema. Lo schema conterrà anche informazioni sul contenuto che ciascun tag può ospitare. Per spiegarci meglio, pensate al tag <Sindaco>: deve necessariamente contenere un testo, ossia il nome del sindaco. Il tag <Altitudine>, invece, dovrà essere un numero. Un file XML conforme al suo schema si dice valido.
Office utilizza dei suoi propri schemi per generare i file XML, ma è in grado di leggere anche schemi generati dagli utenti o da terze parti. Questo vi permette di leggere con Office anche file XML generati in altro modo e non da Office stesso.
Oltre agli schemi i file XML usano anche altri file detti file di trasformazione o file Extensible Stylesheet Language Transformation (XSLT), che descrivono come dev’essere visualizzato il contenuto di ogni tag. Lo stesso file XML, cambiando il suo file di trasformazione, può essere visualizzato in modo diverso. Gli stessi dati possono diventare un documento Word (con le relative formattazioni) o un prospetto Excel. La combinazione del file XML con i dati del suo schema e del file di trasformazione costituisce il sistema XML Base.
Un file XML, dunque, ha bisogno di una serie di altri file di appoggio. Word (e anche Excel e PowerPoint), però, crea un file solo per ogni documento. Come mai? I file generati da questi tre programmi, in realtà, sono dei file compressi in formato zip: noi vediamo un unico file, ma in realtà si tratta di una cartella che contiene diversi file XML.
Facciamo una prova: partiremo da un file al quale abbiamo assegnato il nome Pulsanti, salvato in formato Office 2007. Vedete il file nella figura 3 (voi potete provare con un file qualsiasi, purché in formato Office 2007).
Figura 3: il file Pulsanti
Se avete installato WinZip sul vostro computer usatelo per scompattare questo file, altrimenti, se lavorate con Windows XP e per compattare e scompattare i file usate l’utility Cartella compressa, occorre compiere alcune operazioni preliminari per scompattare questo file. Cartella compressa, infatti, riesce a gestire solo i file che hanno, come estensione, .zip e, come icona, la cartella gialla con la cerniera. Il file salvato da Office di fatto è un file zip, ma ha un’estensione diversa. Per “convincere” Cartella compressa a scompattare questo file dobbiamo cambiargli l’estensione.
Vediamo come fare: molto probabilmente, nelle risorse del computer non vedete l’estensione del file, dato che Windows, per impostazione predefinita, ve le nasconde. Per poter cambiare un’estensione occorre vederla. Ecco come fare: visualizzate le Risorse del computer (visualizzate pure il contenuto di una cartella qualsiasi o, se preferite, di quella che contiene il file di cui volete cambiare l’estensione) e scegliete dal menu Strumenti l'opzione Opzioni Cartella. Windows aprirà la finestra Opzioni cartella. Portatevi alla scheda Visualizzazione. Nella sezione Impostazioni avanzate trovate l’opzione Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti e deselezionatela, vedi figura 4.
Figura 4: visualizzare le estensioni dei file
Ora premete il pulsante OK per chiudere la cartella: il file che abbiamo generato con Word 2007 apparirà come nella figura 5 con l’estensione .docx, che è appunto l’estensione dei file Word 2007 (torneremo più sotto su questo argomento).
Quando non avete più bisogno di vedere le estensioni dei file, potete rinasconderle riaprendo la finestra Opzioni Cartella e selezionando nuovamente l’opzione Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti.
Figura 5: il file con la sua estensione
Selezionate il file e rinominatelo: sostituite all’estensione .docx l’estensione .zip. Ora il file avrà l’icona della cartella con la cerniera, come visibile in figura 6, ma per il resto è rimasto identico.
Figura 6: il file ha ora estensione .zip
A questo punto vi basta selezionare il file col tasto destro del mouse e, dal relativo menu contestuale, scegliere Estrai tutto per avviare la procedura di estrazione del file.
Concludete la procedura di estrazione: alla fine avrete una cartella che contiene diversi file XML, come visibile in figura 7.
Figura 7: il file estratto
Ci sono più file di quanti abbiamo detto costituire il sistema base XML, ma questo non conta (occorrerebbero spiegazioni eccessive per gli scopi di questo articolo). Quello che importa è che, se entrate nella cartella che si chiama Word, trovate il file che si chiama document.xml. Fate clic su di esso col tasto destro del mouse e, dal relativo menu contestuale, scegliete Apri con e quindi XML Editor. Vedrete subito il contenuto del vostro file “trasformato” in XML come nella figura 8.
È anche possibile aprire questo file con Blocco note, ma il testo sarebbe difficile la leggere perché tutto dello stesso colore e non indentato. Usiamo XML Editor solo per comodità.
Figura 8: il file aperto con XML Editor
In un file Word, Excel o PowerPoint ci sono anche elementi che non possono essere descritti in XML, come le immagini. Questi file sono aggiunti alla cartella che viene poi compressa e rimangono binari. Il file XML contiene i riferimenti a questi file.
Per la maggior parte degli utenti questa “conversione in XML” potrebbe non avere utilità immediata, ma chi ha la necessità di portare contenuti da un contesto all’altro avrà un deciso vantaggio dall’uso di questo formato di file.
Per poter aprire nuovamente il file originale con Word 2007 dovete uscire dalla cartella con i file estratti, individuare il file .zip e ricambiargli l’estensione in .docx.
Abbiamo detto che Office 2007 è in grado di aprire e interpretare file XML con uno schema diverso da quello usato da Office stesso, ma per concludere questa ampia digressione su XML ricordiamo che Word è in grado di aprire anche file XML senza schema.
Word apre il file senza schema e vi mostra i tag (un po’ come nell’esempio dei comuni che abbiamo fatto prima) in modo che possiate recuperarne il contenuto o applicargli un trasformatore. Nella figura 9 vedete come Word aprirebbe un file XML come quello dell’esempio precedente.
Per fare anche voi una prova, aprite Blocco note e copiate il semplice XML dell’esempio fatto prima (non preoccupatevi dei rientri sul margine sinistro) e salvate il file con estensione XML.
Figura 9: il file XML dell’esempio aperto da Word 2007
Le dimensioni dei file
Il fatto che i file generati da Office 2007 siano in realtà file compressi comporta che le dimensioni di questi siano sempre più contenute rispetto ai corrispondenti file salvati con altre versioni di Office. Il risparmio può arrivare al 70% e anche oltre. Osservate, per esempio, i due file della figura 10: quello salvato con Office 2003 è di 186 KB, quello salvato con Office 2007 è di soli 91 KB.
Figura 10: il confronto fra due versioni dello stesso file che usano diversi formati di Office
Quando salva un file, Office 2007 lo comprime e, quando lo riapre, lo scompatta automaticamente con l’indubbio vantaggio di creare file più piccoli, molto più comodi da archiviare e inviare via e-mail o condividere su Internet.
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