La stampa unione
La stampa unione consente di personalizzare con il nome, il cognome, l'indirizzo e altri dati i documenti e le buste per l'invio a molte persone. Basterà avere un database con i dati che ci interessano e un documento template con delle apposite etichette.
Per questo tipo di operazione abbiamo bisogno di completare cinque passaggi:
- creare una sorgente di dati con i nomi e gli indirizzi dei destinatari della nostra lettera: questo passaggio può essere saltato se già si dispone di una sorgente di dati;
- creare il documento che deve essere stampato;
- indicare quale sorgente dati si vuole utilizzare;
- inserire nel documento i segnaposto per i dati da prendere dalla sorgente dati;
- creare il documento finito (o anche solo le stampe) in cui sono inseriti i dati provenienti dalla sorgente.
Nei paragrafi che seguono mostreremo come completare tutte queste operazioni. Per ora anticipiamo che tutti i controlli necessari per gestire la stampa unione si trovano nella scheda Lettere della barra multifunzione, come visibile in figura 1. In questo articolo faremo sempre riferimento a questa scheda a meno che non si indichi espressamente qualcosa di diverso.
Figura 1: la scheda Lettere della barra multifunzione
Creare un archivio di indirizzi
Per la stampa, potete utilizzare diverse sorgenti di dati: database di diverso formato, la rubrica di Outlook, un foglio elettronico, un file di testo, la rubrica di sistema di Windows…
Se non disponete di un elenco già pronto, Word vi permette anche di creare un'origine dati in formato Access 97-2003 (.mbd) dall'interno di Word stesso, il tutto con una semplice creazione guidata. Una volta creata, questa origine dei dati può essere usata in altri file e gestita come un'origine dati esistente.
Per prima cosa spiegheremo come creare questa origine dei dati all'interno di Word. Più sotto, vi spiegheremo come utilizzare un'origine dati esistente.
Portatevi alla scheda Lettere e, nel gruppo Inizia stampa unione, premete il pulsante Seleziona destinatari. Dal relativo menu, scegliete Crea un nuovo elenco. Word visualizzerà la finestra Nuovo elenco indirizzi, come visibile in figura 2.
Figura 2: la finestra Nuovo elenco indirizzi
Potete cominciare a riempire la finestra con i dati del primo contatto. Per crearne uno nuovo premete il pulsante Nuova voce.
Se volete personalizzare le voci disponibili, cambiandone l'ordine o creandone di nuove, premete il pulsante Personalizza colonne. Word visualizzerà la finestra Personalizza elenco indirizzi, visibile in figura 3.
Figura 3: la finestra Personalizza elenco indirizzi
Utilizzando i comandi della finestra potete aggiungere, eliminare e spostare le diverse voci. Premete OK per concludere e tornare alla finestra Nuovo elenco indirizzi, già vista in figura 2.
Terminate di inserire tutti i vostri contatti, poi premete il pulsante Chiudi. Word vi chiede di salvare la sorgente dati, come visibile in figura 4. In base all'impostazione predefinita, Word vi propone di salvare l'elenco nella cartella:
C:\Documents and Settings\Nome Utente\Documenti\Origini dati utente
o, se usate Windows 7:
C:\Users\Nome Utente\Documents\Origini dati utente
Può essere utile lasciare i dati in questa posizione, perché questa è anche la cartella predefinita in cui verranno cercate le origini dati. Se in seguito si deciderà di utilizzare lo stesso elenco indirizzi per un'altra stampa unione, non sarà necessario scorrere tutti i file e le cartelle per individuare la sorgente dati.
Figura 4: salvare l'origine dei dati
Creare il documento da stampare in più copie
Ora dobbiamo creare il documento da stampare in più copie e indicare a Word di che tipo di documento si tratta. Per farlo, nel gruppo Inizia stampa unione, premete il pulsante Inizia stampa unione. Dal relativo menu, visibile in figura 5, scegliete il tipo di documento che volete creare.
Figura 5: il menu del pulsante Inizia stampa unione
Come vedete, avete varie possibilità. Per ora ci occupiamo delle lettere (più sotto parleremo di buste ed etichette); quindi selezionate questa opzione e cominciate a scrivere il testo della lettera da spedire in più copie.
Nota
Se volete usare per la stampa unione un documento basato su un modello, prima di avviare la procedura della stampa unione create il nuovo documento, poi proseguite come abbiamo spiegato. Ovviamente, non sarà necessario scrivere il contenuto del documento.
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