Mostrare una presentazione in pubblico
Per essere certi di realizzare una presentazione di successo, è importantissimo pianificare con cura ogni dettaglio, a partire dal contenuto fino ad arrivare all'ambiente in cui la presentazione avrà luogo. Occorrerà tenere conto dei suggerimenti riportati in questo articolo fin dai primi passi, nel momento in cui si inizierà a progettare la presentazione.
Nella seconda parte dell'articolo, poi, si daranno alcuni suggerimenti tecnici su quanto il relatore può fare durante la presentazione, come sottolineare alcune parti o evidenziarne altre con una penna o un evidenziatore.
Il pubblico di destinazione
Per prima cosa, sicuramente si dovrà tener conto del pubblico a cui è destinato il documento. Occorrerà pertanto tenere conto di quanti spettatori assisteranno presumibilmente alla presentazione, dell'età media, del livello di scolarizzazione, dell'occupazione e del bagaglio culturale.
Tutti questi componenti influiscono sul contenuto della presentazione e sul modo in cui essa sarà distribuita.
Per quanto riguarda il numero degli spettatori, occorrerà tenere presente che una presentazione destinata a poche persone è diversa da una destinata a un pubblico più vasto. In primo luogo, un pubblico costituito da pochi elementi è solitamente piuttosto omogeneo e sarà probabilmente formato da persone legate fra loro da qualche elemento, che si tratti della loro occupazione, degli interessi, delle loro capacità e così via. Un pubblico più ampio, invece, potrebbe essere composto da diversi tipi di persone, con esperienze e capacità di apprendimento differenti.
Si supponga, per esempio, di dover creare una presentazione per pubblicizzare un nuovo prodotto. La presentazione destinata ai venditori (che costituiscono un pubblico limitato e omogeneo) dovrà essere diversa da quella destinata, invece, ai possibili acquirenti (pubblico esteso e vario). Per i venditori si potrà supporre un certo bagaglio culturale, una conoscenza abbastanza approfondita del prodotto o, quanto meno, della casa produttrice, e una certa competenza delle tecniche di vendita e marketing. Si può inoltre dare per scontata anche la comprensione di determinati termini gergali relativi sia all'attività di venditori sia all'area economica del prodotto. Non è quindi necessario, nel corso della presentazione, esporre ogni singolo dettaglio: meglio concentrarsi sulle caratteristiche che, teoricamente, dovrebbero catturare l'interesse dei compratori, ossia fornire ai venditori gli strumenti per vendere meglio.
La presentazione destinata agli acquirenti dovrebbe invece tenere conto del fatto che, in una platea potenzialmente molto vasta, si possono trovare persone completamente diverse tra loro. Se si sta presentando un nuovo computer, per esempio, nel pubblico potrebbero essere presenti dirigenti d'azienda interessati ai vantaggi in termini economici, esperti di informatica interessati alle caratteristiche tecniche e utenti domestici incuriositi dalle funzionalità di entertainment.
Anche l'età media del pubblico è un fattore molto importante. Una presentazione destinata ai bambini dovrebbe essere colorata, divertente, con una musica di sottofondo vivace, in grado di mantenere desta la loro attenzione. Una presentazione destinata a un pubblico di adulti, invece, dev'essere più seria, magari con un sottofondo di musica classica a basso volume e senza effetti speciali esagerati.
Prima di creare una presentazione, quindi, è bene valutare l'età del pubblico di destinazione e stabilire, magari insieme a un esperto, quali tipi di formattazione potrebbero essere più adatti. Naturalmente, dall'età media del pubblico dipende anche il contenuto della presentazione. Con gli adulti si può utilizzare una terminologia moderatamente complessa, eventualmente anche di tipo tecnico, mentre con i giovani è meglio un linguaggio chiaro e diretto; volendo, si può anche fare ricorso a termini del linguaggio giovanile, sempre senza abusarne, altrimenti il rischio è di apparire ridicoli.
Si deve anche considerare la cultura generale media del proprio pubblico: chi ha terminato le scuole medie potrebbe non essere in grado di comprendere una terminologia eccessivamente ricercata. Questo vale soprattutto per le presentazioni di tipo tecnico. Se si sta realizzando una presentazione che spiega le conseguenze dell'utilizzo della banda larga in casa, per esempio, occorre tenere presente che chi non ha almeno un'infarinatura generale di telecomunicazioni in informatica difficilmente potrà capire tutto quanto viene espresso, a meno che non si diano spiegazioni anche per gli argomenti basilari; un esperto di informatica, invece, deve conoscere solo le eventuali innovazioni, perché ha già le nozioni di base per comprendere il discorso nella sua generalità.
Oggi è molto importante anche la cosiddetta accessibilità, ossia la preparazione del materiale affinché possa essere fruito anche da chi ha problemi di vista o di udito. Se la presentazione dev'essere pubblicata sul Web, è bene aggiungere il testo alternativo a tutte le immagini utilizzate all'interno della presentazione. In questo modo, chi ha problemi di vista potrà comunque avere un'idea del contenuto delle immagini, perché il software di navigazione potrà leggere il testo alternativo proposto.
Per aggiungere testo alternativo a un'immagine si deve per prima cosa fare clic destro sull'immagine, quindi scegliere il comando Dimensioni e posizione dal menu visualizzato. A questo punto, nella finestra di dialogo che appare, visibile in figura 1, si seleziona la sezione Testo alternativo e, nelle caselle di testo ivi presenti, si digita un titolo e una descrizione dell'immagine o dell'oggetto selezionato. Al termine, con un clic su Chiudi, il testo alternativo viene salvato insieme con l'immagine.
Figura 1: impostazione del testo alternativo per un'immagine
Se si devono distinguere le informazioni, il colore può essere d'aiuto, ma non deve essere l'unico sistema. Vi sono moltissime persone che faticano a distinguere i colori e, d'altro canto, qualcuno ha ancora a disposizione soltanto uno schermo monocromatico. Le distinzioni devono essere fatte anche mediante motivi grafici o aggiungendo didascalie ed etichette.
Anche il suono è un elemento multimediale importante, che può dare un ottimo feedback agli utenti. Se la presentazione dev'essere accessibile, però, non si deve fare affidamento esclusivamente su di esso per trasmettere le informazioni: la presentazione, infatti, non sarebbe fruibile né da chi ha problemi di udito né da chi, come accade in molti uffici, ha un computer privo di scheda audio o di altoparlanti. Ciò non significa dover rinunciare del tutto all'audio, ma è sempre opportuno fare in modo che vi siano anche altri sistemi che trasmettono le stesse informazioni, magari anche solo scrivendo delle note che ripetano quando illustrato dal narratore.
Ambiente della presentazione
È molto importante conoscere anche l'ambiente dove la presentazione sarà eseguita. Occorre infatti considerare le dimensioni del locale e la sua illuminazione.
Se la sala delle presentazioni è molto ampia, l'audio rischia di perdersi un po'; inoltre, chi è seduto in fondo potrebbe non riuscire ad ascoltare la relazione e potrebbe anche avere difficoltà a vederla, se lo schermo ha dimensioni ridotte. In una sala piccola, invece, le persone potrebbero essere troppo vicine allo schermo e al relatore. I problemi di dimensioni della sala possono essere affrontati da un lato regolando il contrasto tra sfondo e dati, dall'altro decidendo di utilizzare un microfono.
Se la sala dove si svolge la presentazione è molto ampia, si consiglia di alzare il contrasto, cosicché anche chi si trova più lontano dallo schermo riesca a vedere chiaramente. Se invece la sala è piccola, un contrasto troppo elevato potrebbe addirittura dare fastidio: meglio scegliere un'impostazione media del contrasto, che non dia fastidio ma che consenta una corretta lettura delle informazioni. Anche l'illuminazione della sala influisce sull'impostazione del contrasto: è bene fare qualche prova, fino a trovare la combinazione di colori e il contrasto più adatti all'ambiente.
Anche per l'audio valgono le medesime considerazioni: in un ambiente grande, spesso si rende necessario un microfono, in modo che anche chi si trova più lontano dal relatore possa capire. Se la sala dove si svolge la presentazione è adiacente ad altre stanze dove si trovano persone impegnate in altre attività, occorre tenere conto anche di questo fatto, evitando che il volume del microfono sia troppo alto. Se invece la sala è piccola e ha una buona acustica, si può evitare il microfono, ma è importante che il relatore tenga un tono di voce forte e chiaro. La soluzione migliore è fare una presentazione di prova, per poter regolare il volume della presentazione secondo le necessità.
 |
|
|
|
|
