Contatti sempre in ordine
Outlook non è solo un gestore di posta elettronica, ma vi permette, per esempio, di gestire gli indirizzi, i numeri di telefono e tutti i dati dei vostri contatti.
Per passare a questa sezione del programma, premete il pulsante Contatti nel Riquadro di navigazione. Ora l’interfaccia di Outlook si presenterà come nella figura 1.
Figura 1: la sezione Contatti di Outlook
Per ora non c’è alcun contatto. Aggiungiamone subito uno: basta fare doppio clic nell’area centrale. Outlook vi mostrerà la finestra Senza nome - Contatto, visibile in figura 2.
Figura 2: inserire un nuovo contatto
Qui potete inserire tutti dati del vostro contatto. Tutti i campi in cui appare una piccola freccia accanto alla relativa etichetta (per esempio Ufficio) nascondono altri campi. Se premete il pulsante Immagine nel gruppo Opzioni della scheda Contatto, potrete anche selezionare una fotografia per il vostro contatto.
Quando avete terminato di inserire tutti i dati che vi interessano, nel gruppo Azioni della scheda Contatto premete il pulsante Salva e Nuovo, se volete aggiungere un nuovo contatto, o Salva e chiudi, se avete terminato di inserire i vostri contatti (ovviamente, potrete riprendere in qualsiasi momento).
Ora Outlook mostrerà i vostri contatti, come visibile in figura 3.
Figura 3: Outlook mostra i contatti inseriti
Per impostazione predefinita, il contatto viene mostrato sotto forma di biglietto da visita. Se preferite visualizzarlo come scheda, premete il pulsante Scheda nel gruppo Visualizzazione corrente della scheda Home.
Per riaprine uno e leggere (o modificare) i suoi dati, basta fare doppio clic su di esso.
I contatti così inseriti possono essere inviati ad altri utenti, che potranno salvarli in modo semplice nella loro rubrica.
Basta fare clic col tasto destro del mouse su un contatto (scheda o biglietto da visita), selezionare la voce Inoltra contatto e scegliere come inviare il contatto (come biglietto da visita o scheda).
Nota
Per poter inviare il contatto via SMS occorre configurare questo servizio in Outlook.
Quando avete inserito l’indirizzo di posta elettronica di un contatto, potete usarlo per inviargli velocemente un’email, senza digitare nuovamente il suo indirizzo. Aprite un nuovo messaggio di posta elettronica vuoto, premete il pulsante A, posto a sinistra della casella in cui si deve digitare l’indirizzo del destinatario. Outlook vi mostrerà la finestra Seleziona nomi, visibile in figura 4.
Figura 4: La finestra Seleziona nomi
Selezionate il contatto a cui volete inviare la vostra email, poi premete il pulsante A->. L’indirizzo comparirà nella casella di testo posta accanto al pulsante. Ripetete la procedura se volete aggiungere altri destinatari. La finestra vi permette anche di inserire destinatari in copia, con il pulsante Cc ->, o destinatari in copia nascosta, con il pulsante Ccn->. Quando avete selezionato tutti gli indirizzi che volete, premete il pulsante OK. Outlook vi porterà nuovamente al messaggio di posta elettronica, che risulterà compilato con i dati dei destinatari. Non vi resta quindi che scrivere il vostro messaggio e inviarlo.
Conclusioni
In questo articolo su Office 2010, abbiamo visto come si creano e come si usano i contatti in Outlook 2010.
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Lavorare con Office 2010
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Tra gli argomenti trattati: Modifiche nell'interfaccia utente e nel formato di file. Innovazioni introdotte nel diversi programmi Office. SkyDrive e i programmi online. Guida all'uso di Word. Guida all'uso di Excel. Guida all'uso di Access. Guida all'uso di PowerPoint. Guida all'uso di Outlook.
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L'autore
Alessandra Salvaggio è titolare di uno studio di consulenza informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e web authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di formazione professionale, scuole e aziende. Collabora con riviste di informatica e grafica. Per Edizioni FAG è autrice di manuali di scrittura, formulari e varie guide su MS Office, macro e VBA.
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