Dati esterni
Ci sono vari modi per importare in Excel i dati già presenti in applicazioni esterne. Il più semplice è indubbiamente il Copia - Incolla, per esempio da Word. Proviamo a utilizzare il file mesi.docx che, come visibile in figura 1, contiene una tabella formattata.
Nota
Tutti i file di esempio menzionati in questo articolo sono scaricabili gratuitamente dal sito del libro da cui è tratt.
Occorre selezionare tutta la tabella (in Word, scheda Layout degli Strumenti tabella, gruppo Tabella, menu del pulsante Seleziona, voce Seleziona tabella) e copiarla (premete Ctrl + C).
Figura 1: una tabella formattata in un documento Word
Poi tornate a Excel. Fate clic nella cella da cui volete che cominciano i nuovi dati e incollateli (premete contemporaneamente Ctrl + V oppure premete il pulsante Incolla, nel gruppo Appunti - il primo a sinistra - della scheda Home e, nel relativo menu, scegliete Incolla). Tutti i vostri dati appariranno nel foglio Excel, come mostrato in figura 2.
Figura 2: i dati incollati in Excel
Avrete notato che accanto ai dati è comparso un piccolo smart tag , che vi permette di scegliere quale formattazione dare ai dati incollati, se quella di origine o quella del foglio di destinazione.
Fate clic sullo smart tag per visualizzare il suo menu e scegliete le opzioni che preferite.
Le opzioni disponibili sono, da sinistra a destra:
- Mantieni formattazione originale: viene mantenuta la formattazione che la tabella aveva nel documento Word;
- Applica formattazione di destinazione: viene applicata la formattazione del file Excel.
Nota
Basta passare sull’icona con il puntatore del mouse per leggere il nome del pulsante sullo smart tag.
Qualsiasi opzione abbiate scelto, potrebbe essere necessario sistemare la dimensione delle colonne per visualizzare meglio i dati.
Oltre a queste opzioni di Copia - Incolla, però, Excel dispone dei filtri per importare i dati dai programmi più comuni.
Il formato più comodo per lo scambio di dati è indubbiamente il file di testo. Questo perché vi permette di scambiare informazioni con chiunque, indipendentemente dalla piattaforma utilizzata.
I dati nel file di testo devono essere organizzati opportunamente in un formato detto separato, ossia i dati da inserire nelle colonne devono essere ben distinti da tabulazioni, virgole, due punti o altri delimitatori. Questi particolari file possono avere l’estensione tipica dei file di testo, ossia .txt, ma spesso presentano l’estensione .csv. CSV, infatti, è l’acronimo dell’espressione inglese Comma Separated Values, ossia valori separati da virgole (nonostante il nome, come separatori potete usare altri segni come punto e virgola, due punti ecc).
Prima di procedere con un esempio di importazione di un file di testo, è bene fare una premessa. Se si dispone di un file CSV separato dal carattere punto e virgola (;), che è il carattere predefinito come separatore degli elenchi per la versione italiana di Windows, non occorre effettuare alcuna procedura di importazione. Di norma, infatti, questo tipo di file è automaticamente associato a Excel e la sua stessa icona lo evidenzia immediatamente, come mostrato in figura 3.
Figura 3: l’icona di un file .csv associato a Excel
Basta fare doppio clic sull’icona del file per aprirlo con Excel. Quest’ultimo riconoscerà automaticamente la suddivisione in colonne del file, grazie ai separatori di elenco.
Una volta aperto in Excel, se necessario, si potrà salvare il file in formato Excel.
Dopo questa permessa, torniamo a dedicarci all’importazione di file di testo. La figura 4 mostra il file perline.txt dove i dati che devono essere divisi in colonne sono separati da punto e virgola (;).
Figura 4: un file di testo delimitato
Nota
Molti programmi come Access, Word o Excel stesso permettono di salvare un file in testo delimitato. Per esempio, per salvare un file Excel in questo formato, basta portarsi alla scheda File e scegliere la voce Salva con nome e, nella finestra Salva con nome, dall’elenco a discesa Tipo file scegliere Testo delimitato da tabulazione (*.txt) o CSV Delimitato dal separatore di elenco (*.csv).
Importare i dati di un file di testo opportunamente strutturato è molto semplice. Portatevi alla scheda Dati della barra multifunzione e, nel gruppo Carica dati esterni, premete il pulsante Da testo. Excel vi mostrerà la finestra Importa file di testo da cui potete selezionare il file da importare: selezionatelo e premete il pulsante Apri.
Verrà avviata l’Importazione guidata del testo, che si compone di una serie di finestre. Nel primo passaggio scegliete l’opzione Delimitati, quindi passate Avanti, come mostrato in figura 5.
Figura 5: il primo passaggio dell’Importazione guidata del testo
Questa finestra vi chiede come sono delimitate le colonne nel file di testo: possono essere delimitate da caratteri o segni di punteggiatura oppure essere create con una spaziatura fissa.
Nel file di esempio, le colonne sono delimitate da segni di punto e virgola, per cui, occorre selezionare (se già non lo fosse) l’opzione Delimitati. Passate alla schermata successiva, premendo il pulsante Avanti.
Nel secondo passaggio, visibile in figura 6, scegliete il delimitatore opportuno, ossia l’elemento che viene utilizzato nel file di testo per separare i dati appartenenti a colonne diverse: nel file di esempio che abbiamo usato, è stato usato il punto e virgola. Passate ancora oltre.
Figura 6: scegliere il delimitatore
Nota
Se il delimitatore usato nel vostro file non fosse presente fra le opzioni proposte, scegliete l’opzione Altro, poi digitate il vostro separatore nell’apposita casella.
Nell’ultimo passaggio, visibile in figura 7, vi sarà chiesto di indicare il formato appropriato per ciascuna colonna e se, eventualmente, volete escludere dall’importazione alcuni dati. Una volta effettuate le scelte, premete Fine.
Figura 7: decidere il formato dei dati e quali colonne importare
Come ultimo passaggio del processo di importazione vi viene chiesto dove collocare i dati importati, come mostrato in figura 8.
Figura 8: decidere la posizione dei dati importati
Se volete importare i dati nel foglio corrente, selezionate la prima opzione e fate clic sulla cella da cui volete che cominci l’inserimento dei nuovi dati.
Se preferite creare un foglio nuovo con i nuovi dati, scegliete la seconda opzione.
Per importare i dati in Excel e concludere la procedura, premete OK.
Ora potete trattare i dati importati come se li aveste inseriti direttamente.
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