Dati esterni
Nel file Excel certificazioni.xlsx, visibile in figura 1, che potete scaricare dal sito del libro da cui è tratto questo articol, ci sono i dati delle certificazioni accettate dalla nostra ipotetica scuola, gli stessi che dobbiamo memorizzare nella tabella Certificazioni.
Figura 1: il file certificazioni.xlsx
Nota
La procedura descritta per importare i dati da Excel vale anche per altre sorgenti dati.
Abbiamo due possibilità: creare la tabella in Access e poi copiare manualmente i dati al suo interno oppure importare i dati del file Excel e contemporaneamente creare la nuova tabella.
Proveremo questa seconda soluzione. Portatevi nella scheda Dati esterni della barra multifunzione. Nel gruppo Importa e collega premete il pulsante Excel. Access vi mostra la finestra Carica dati esterni, visibile in figura 2.
Figura 2: la finestra Carica dati esterni
Nella sezione Specificare l'origine dei dati, premete il pulsante Sfoglia e individuate il file con i dati da importare.
Nella sezione Specificare la modalità e il percorso di memorizzazione dei dati nel database corrente dovete scegliere dove inserire i dati importati, se in una tabella nuova o in una tabella esistente.
Potete anche scegliere di collegare i dati senza importarli effettivamente. In questo caso dovete mantenere il file originale, ma soprattutto non potrete modificare i dati in Access.
Nota
Ci sono casi in cui si preferisce mantenere i dati nella sorgente originale (magari SQL Server) e collegarli ad Access in modo da poterli elaborare con gli strumenti del programma. Per esempio, si possono usare i dati collegati per creare report.
Noi scegliamo la prima opzione, in modo da inserire i dati in una nuova tabella. Premiamo OK per proseguire. Access vi presenterà la prima schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo, visibile in figura 3.
Figura 3: la prima schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo
Potete importare i dati di uno specifico foglio o di un intervallo definito. Nel nostro caso specifico, nel file Excel certificazioni.xlsx è stato definito l'intervallo Certificazioni. Importeremo i dati di quell'intervallo. Dunque, selezionate l'opzione Mostra intervalli definiti, poi selezionate l'intervallo Certificazioni e premete Avanti. Visualizzerete la seconda schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo, visibile in figura 4.
Figura 4; la seconda schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo
Selezionate l'opzione Intestazioni di colonne nella prima riga. In questo modo, Access creerà la nuova tabella assegnando ai campi i nomi contenuti nelle intestazioni di colonna. Premete ancora Avanti.
Nota
Ovviamente, per poter usare le intestazioni di colonna per creare i campi della tabella occorre che il foglio Excel sia strutturato in modo opportuno.
Nella nuova finestra scegliete di importare i dati in una nuova tabella, poi premete ancora Avanti. Visualizzerete la quarta schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo, visibile nella figura 5.
Figura 5: la quarta schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo
Nella nuova finestra, campo per campo, dovete confermare il nome proposto da Access e indicare se il campo è indicizzato o meno. Selezionate il campo Titolo, accettate il nome proposto e, nell'elenco a discesa Indicizzato, scegliete Sì (Duplicati non ammessi). Infatti, useremo questo campo come chiave primaria della tabella.
Nota
Se volete modificare le impostazioni degli altri campi, per esempio il loro nome, dovete fare clic su di essi nella parte bassa della finestra per selezionarli. Una volta selezionato il campo potete modificarne le impostazioni.
Premete Avanti. Visualizzerete la quinta schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo, visibile in figura 6.
Figura 6: la quinta schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo
Access vi propone di creare un nuovo campo da usare come chiave primaria, ma noi vogliamo usare a questo scopo il campo Titolo che già contiene dati univoci. In pratica, vogliamo ricorrere a una chiave primaria naturale e non a una chiave surrogata. Selezionate, allora, l'opzione Chiave primaria definita dall'utente, quindi tra i campi disponibili scegliete Titolo. Access eliminerà la colonna ID. Premete ancora Avanti.
Nota
La chiave primaria, non deve necessariamente essere un numero. L'importante che è che sia un dato in grado di rendere univoca ogni riga della tabella.
Nell'ultima finestra dell'Importazione guidata, Access vi chiede di specificare un nome per la nuova tabella: nella casella Importa nella tabella digitate Certificazioni, quindi premete Fine.
Access vi avviserà che ha completato la procedura di importazione e vi chiede se volete salvare la procedure per un eventuale futuro riutilizzo. In questo caso non ce n'è bisogno.
Ora la nuova tabella è disponibile nel riquadro di spostamento. Se analizzate la struttura della tabella, potrete notare che Access ha individuato i tipi di dati corretti per ogni campo, come mostrato in figura 7.
Figura 7: la tabella creata con l'importazione dei dati esterni
Conclusioni
In questo articolo su Microsoft Access 2010 abbiamo visto come sia semplice importare i dati nel database da fonti esterne come in questo caso da Microsoft Excel 2010.
Il libro
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Lavorare con Access 2010
Tutte le novità della versione 2010. Il libro si rivolge ad utenti alle prime armi con Microsoft Access. Si partirà dai primi rudimenti per prendere familiarità con un database e arrivare, al termine, a padroneggiarne un uso autonomo ed efficace. Non sono richiesti particolari conoscenze, se non una minima capacità di muoversi in Windows. Con un accurato e graduale percorso didattico il libro accompagnerà il lettore alla scoperta di Access, dalle funzionalità di livello base a quelle di livello via via più approfondito. Alla fine, quasi senza accorgersene, con semplicità il lettore si troverà ad affrontare argomenti di livello intermedio, che possono rendere il suo lavoro più semplice e produttivo. |
Studenti, impiegati, insegnanti, chi usa il computer per lavoro o per hobby potrà trovare un percorso semplice e veloce, ricco di esempi pratici per familiarizzare con Access.
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L'autore
Alessandra Salvaggio è titolare di uno studio di consulenza informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e web authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di formazione professionale, scuole e aziende. Collabora con riviste di informatica e grafica. Per Edizioni FAG è autrice di manuali di scrittura, formulari e varie guide su MS Office, macro e VBA.
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