I filtri
Anche per studiare i filtri ci serviamo del file voti.xls che abbiamo usato per l’ordinamento. Esistono due tipi di filtri, i filtri automatici e i filtri avanzati. Cominciamo ad analizzare i filtri automatici. In molti casi potete ottenere lo stesso risultato con entrambi i tipi di filtro: starà a voi scegliere il sistema che preferite. Ogni tipo di filtro ha, comunque, alcune applicazioni particolari.
I filtri automatici
Fate clic in una qualsiasi delle celle dell’elenco da filtrare e premete il pulsante Filtro, nel gruppo Ordina e filtra della scheda Dati. Le intestazioni delle colonne, come visibile in figura 8, presentano ora delle piccole frecce che permettono di aprire degli elenchi a discesa, dai quali si può selezionare il dato da filtrare. Se lavorate con una tabella le frecce del filtro sono già presenti.
Figura 8: il filtro automatico
Per esempio, vogliamo visualizzare solo i dati relativi alle studentesse femmine: nel menu a discesa della colonna Sesso lasciamo selezionata solo l’opzione F.
Figura 9: applicare il filtro automatico
Immediatamente vengono mostrati solo i dati che rispondono al criterio stabilito. È possibile impostare ora un secondo filtro, per esempio, per visualizzare solo i record relativi alle studentesse che hanno sostenuto cinque prove: scegliamo, dunque, 5 dal menu a discesa della colonna Prove sostenute. Si potrebbe ora procedere applicando nuovi filtri alle altre colonne: anche il primo filtro impostato viene mantenuto. Riconoscete che un elenco è filtrato perché le intestazioni di riga sono blu e mancano alcuni numeri. Inoltre, riconoscete una colonna a cui è applicato un filtro automatico perché la freccina sull’intestazione della colonna diventa blu e le appare accanto un piccolo imbuto, vedi figura 10.
Figura 10: un elenco filtrato
Per rimuovere il filtro da una colonna, scegliete Seleziona tutto dal suo elenco a discesa, oppure selezionate la voce Cancella filtro nome colonna. Potete anche filtrare per più valori. Immaginiamo di voler vedere tutti gli studenti che hanno sostenuto quattro o cinque prove. In questo caso dobbiamo applicare il filtro alla colonna E. Dal relativo elenco a discesa, occorre deselezionare tutte le opzioni tranne 4 e 5, come visibile in figura 11.
Figura 11: selezionare più valori
Con il filtro automatico è possibile applicare anche criteri più complessi: per esempio, scegliamo di visualizzare solo i dati degli studenti con una valutazione superiore a 70. Dopo aver rimosso i filtri precedenti, scegliete dall’elenco a discesa della colonna Voto la voce Filtra per numeri e quindi, dal relativo sottomenu, Maggiore di, vedi figura 12.
Figura 12: un filtro automatico più complesso
Excel mostra la finestra Personalizza filtro automatico visibile in figura 13.
Figura 13: la finestra Personalizza filtro automatico
Nel primo elenco a discesa, lasciate il valore preimpostato Maggiore di, quindi, nell’elenco a discesa posto accanto scegliete 70.
Come si nota, è possibile impostare più criteri per lo stesso campo e unirli tra loro con AND oppure OR. Se selezionate OR, verranno filtrate le righe che rispondono ad almeno uno dei criteri impostati; se scegliete AND, verranno filtrate le righe che rispondono a tutti i criteri impostati.
Dopo che avete impostato i criteri per il filtro, premete il pulsante OK, Excel vi mostrerà l’elenco filtrato. Questi filtri più complessi si possono applicare anche a colonne che contengono dati testuali. Dall’elenco a discesa del filtro occorrerà scegliere Filtra per testo, quindi la voce che vi interessa, vedi figura 14.
Figura 14: applicare un filtro a una colonna con dati testuali
Il filtro automatico vi premette anche di filtrare le celle in base ai colori. Nella figura 15, con la formattazione condizionale abbiamo evidenziato le celle della colonna D in cui è memorizzata una valutazione inferiore a 60.
Figura 15: la tabella da filtrare
Vogliamo filtrare solo le righe che contengono le celle con lo sfondo colorato. Questa volta, dalla tendina del filtro della colonna che contiene i valori da filtrare (la colonna D, nell’esempio) occorre scegliere la voce Filtra per colore e quindi il colore da filtrare, come visibile in figura 16.
Nel nostro caso vanno bene entrambi i colori proposti perché le celle da filtrare hanno sia lo sfondo sia il testo colorati.
Excel automaticamente vi mostrerà solo le celle che presentano il colore selezionato.
Figura 16: filtrare per colore
I filtri avanzati
Per utilizzare i filtri avanzati, è necessario che l’elenco da filtrare disponga delle etichette di colonna. Inoltre il foglio di lavoro deve essere preparato in modo opportuno inserendo qualche riga vuota al di sopra dell’elenco: quest’area vuota servirà per inserire i criteri per il filtro. Nella prima riga vuota occorre copiare le intestazioni delle colonne come visibile in figura 17.
Figura 17: preparare l’elenco per il filtro avanzato
Ora non resta che scrivere i criteri nello spazio che avete lasciato vuoto: immaginate di voler filtrare gli studenti con una valutazione minore di 50, quindi scrivete <50 nella prima cella vuota al di sotto dell’intestazione Voto, come nella figura 18.
Figura 18: un criterio per il filtro avanzato
Il foglio ora è pronto per applicare il filtro: fate clic all’interno dell’elenco, poi portatevi alla scheda Dati e, nel gruppo Ordina e filtra, premete il pulsante Avanzate. Excel vi mostrerà la finestra Filtro avanzato visibile in figura 19.
Figura 19: la finestra Filtro avanzato
Questa finestra vi chiede, innanzitutto, se volete filtrare l’elenco sul posto o in una nuova posizione. Proviamo questa seconda opzione: selezionate, quindi, la voce Copia in un’altra posizione. Si attiverà anche la casella di testo Copia, in cui dovete specificare, scrivendola o selezionandola dal foglio, la cella in cui deve cominciare il nuovo elenco. I dati filtrati, purtroppo, possono essere copiati solo nel foglio di lavoro attivo. Nel campo Intervallo elenco dovete indicare in quali celle si trova l’elenco da filtrare. Normalmente Excel lo capisce da solo. Nella casella Intervallo criteri dovete inserire le celle che contengono i criteri: nel nostro caso si tratta dell’intervallo A2:E2. Potete scrivere questo dato o selezionare le celle nel foglio dopo aver fatto clic nella casella Intervallo criteri. Una volta completata la finestra, premete OK per filtrare i dati. La figura 20 mostra il risultato del filtro: Excel ha aggiunto al foglio un nuovo elenco che contiene solo le righe che soddisfano i criteri impostati.
Figura 20: il risultato del filtro
Utilizzando il filtro avanzato è anche possibile definire dei criteri per più colonne, semplicemente indicandoli tutti nell’intervallo dei criteri. Se questi vengono indicati sulla stessa riga, essi vengono verificati contemporaneamente, cioè il record viene filtrato se soddisfa tutti i criteri impostati. Per esempio, se i criteri fossero quelli della figura 21, verrebbero filtrati i dati relativi a studentesse femmine con una valutazione inferiore a 50.
Figura 21: due criteri sulla stessa riga: devono essere soddisfatti entrambi
Il risultato del filtro sarebbe quello mostrato nella figura 22.
Figura 22: il risultato del filtro
Nel caso, invece, in cui i criteri siano posti su righe diverse, vengono filtrati i dati che rispondono almeno a uno dei criteri indicati. Per esempio, se i criteri fossero quelli della figura 23, verrebbero filtrati i dati relativi alle studentesse femmine (anche con una votazione superiore a 50) e a tutti gli studenti (quindi anche maschi) con una votazione inferiore a 50.
Figura 23: due criteri su righe diverse: basta che ne sia soddisfatto uno solo
Il risultato del filtro sarebbe quello mostrato nella figura 24.
Figura 24: il risultato del filtro
Se avete applicato quest’ultimo filtro sullo stesso foglio dei precedenti dovete prestare attenzione a modificare correttamente l’intervallo dei criteri. Dopo l’applicazione del primo filtro, Excel ricorda qual è l’intervallo dei criteri (di fatto assegna il nome Criteri all’intervallo indicato: potete verificarlo facilmente nella casella del nome). In questo caso ci sono tre righe di criteri invece di due. Dovete correggere il riferimento all’intervallo dei criteri nella casella Intervallo criteri sulla finestra Filtro avanzato,
vedi figura 19.
Nel caso si vogliano impostare due criteri per una stessa colonna, se vi basta che sia verificato uno dei due potete scrivere i criteri su due righe. Se invece vi occorre che siano verificati entrambi, bisogna modificare un po’ l’intervallo dei criteri. Per esempio, se si vogliono filtrare gli studenti con un voto compreso tra 60 e 80, occorre impostare i criteri come nella figura 25.
Figura 25: due criteri per una colonna
Abbiamo dovuto aggiungere un’altra colonna con etichetta Voto in modo da poter inserire entrambi i criteri sulla stessa riga. Procedete poi al filtro come avete fatto finora.
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