Ordinare i dati con Excel
Excel comprende funzionalità che permettono di elaborare i dati e filtrarli in modo che si presentino organizzati con i criteri necessari nelle diverse situazioni, indifferentemente dall’ordine in cui sono stati inseriti. Trovate i comandi per ordinare e filtrare i dati nel gruppo Ordina e Filtra della scheda Dati, nella barra multifunzione visibile in figura 1.
Figura 1: i comandi per ordinare e filtrare i dati
Proviamo a usare qualcuno di questi comandi. Lavoreremo con il file voti. xls che trovate sul sito di FAG. Vogliamo ordinare i dati presenti nella tabella visibile in figura 2, in ordine alfabetico crescente per cognome.
Figura 2: l’elenco da ordinare
Fate clic (senza selezionarla) in una qualsiasi delle celle della colonna B, appunto quella che contiene il cognome, poi premete il pulsante Ordinamento crescente, rappresentato da una A con sotto una Z e una freccia rivolta verso il basso, i dati vengono ordinati come visibile in figura 3.
Figura 3: l'elenco ordinato
Ordinamento multiplo
Nella figura 3 abbiamo evidenziato due righe in cui sono memorizzati studenti con lo stesso cognome. In casi come questo sarebbe utile che prima fosse inserito lo studente con il nome con ordine alfabetico più basso (in questo caso, Leonardo) poi quello con ordinamento più alto (Stefano). Questo non è avvenuto, perché abbiamo chiesto a Excel di ordinare semplicemente per cognome. Se anche ora ripetessimo l’ordinamento nella colonna A, non risolveremmo il problema: in questo caso l’ordinamento avverrebbe solo in base al nome, indipendentemente dal cognome. In sostanza, abbiamo bisogno di applicare due criteri di ordinamento contemporaneamente, mentre con il pulsante che abbiamo usato prima è possibile applicarne uno solo. Come possiamo procedere, allora, in casi come questo? Fate clic all’interno dell’elenco e, questa volta, premete il pulsante Ordina. Excel vi mostrerà la finestra Ordina, visibile in figura 4.
Figura 4: la finestra ordina
Impostate il primo ordinamento che volete ottenere, come vedete nella figura 4, poi premete il pulsante Aggiungi livello per aggiungere una nuova riga per l’ordinamento. Ora potete aggiungere il secondo criterio di ordinamento, come visibile in figura 5. Premete il pulsante OK per applicare il nuovo ordinamento.
Figura 5: il secondo criterio di ordinamento
Ordinamento dei dati con gli elenchi preimpostati
Oltre che alfabeticamente o in base ai numeri, Excel ci permette di ordinare i dati in base agli elenchi preimpostati (per intenderci, quelli come i giorni della settimana o i mesi, che possiamo usare per il trascinamento dei dati). Osservate il prospetto della figura 6.
figura 6: I mesi da riordinare
I dati sono stati ordinati in base alla colonna E, dal mese in cui si è speso meno a quello in cui si è speso di più. E se volessimo rimettere i mesi in ordine, da gennaio a dicembre? Ecco come fare. Se cercate di ordinare l’elenco in base alla prima colonna ottenete i mesi in ordine alfabetico: Agosto, Aprile, Dicembre, Febbraio, Gennaio, Giugno, Luglio, Maggio, Marzo, Novembre, Ottobre, Settembre.
Anche in questo caso ci occorre la finestra Ordina. Questa volta compilatela come nella figura 7.
Figura 7: ordinare in base ai mesi
In particolare, prestate attenzione a scegliere Elenco personalizzato dall’elenco a discesa Ordine. Excel vi mostrerà la finestra Elenchi, in cui potete scegliere l’elenco che volete usare. Fatelo, poi tornate alla finestra Ordina e premete OK per avviare l’ordinamento.
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