Velocizzare il lavoro con i modelli
I modelli sono uno strumento molto utile dei programmi Office, ma sono spesso un po’ trascurati.
Alle volte, quando si devono creare frequentemente file con una struttura simile, ma con dati diversi, si preferisce continuare a salvare con nome un vecchio file, eliminare i dati e sostituirli con quelli nuovi.
Questo sistema, però, non è molto efficiente, perché può portare a confusioni e ad accidentali sovrascritture. I modelli evitano questi potenziali “pasticci”. Excel dispone di modelli già pronti che potete usare per risolvere i problemi più comuni e molti sono disponibili anche sul sito Office Online.
Per utilizzare un file di modello già pronto con Excel 2007, dal menu del pulsante Microsoft Office scegliete la voce Nuovo. Visualizzerete la finestra Nuova cartella di lavoro, come visibile in figura 1.
Qui, nel riquadro Modelli in alto a sinistra nella finestra, scegliete la voce Modelli installati. Nel riquadro a destra apparirà l’elenco dei modelli salvati sul vostro computer al momento dell’installazione di Excel: fate doppio clic sul modello che volete usare per creare un nuovo file.
Figura 1: la finestra Nuova cartella di lavoro
Per usare, invece, i modelli eventualmente creati da voi, scegliete la voce Modelli. Vedrete una finestra Modelli identica a quella che si usa con Excel 2003, visibile in figura 3. Anche la procedura da seguire è identica, quindi vi rimandiamo alla spiegazione proposta più avanti per maggiori dettagli.
Se, invece, volete accedere ai modelli di Office Online, nella finestra Nuova cartella di lavoro, visibile sempre in figura 1, nel riquadro Modelli, fate clic su una qualsiasi delle voci al di sotto della scritta Microsoft Office Online.
Nota
Per ritornare alla visualizzazione della finestra Nuovo documento mostrata nella figura 1, scegliete la voce Vuoto e recente nel riquadro Modelli in alto a sinistra nella finestra.
Infatti, nella sezione Microsoft Office Online del riquadro Modelli sono elencate le categorie di modelli disponibili sul sito per il programma che si sta utilizzando. Per vedere i modelli di una categoria, fate clic su di essa ed Excel si connetterà a Office Online.
Quindi, a seconda della velocità della banda a vostra disposizione, dopo qualche tempo vi mostrerà, nel riquadro centrale, i modelli disponibili per quella categoria.
Se non siete soddisfatti dei risultati ottenuti, potete avviare una ricerca per parola chiave usando la casella in alto nel riquadro centrale della finestra Nuova cartella di lavoro.
Una volta individuato il modello che vi interessa, vi basterà fare doppio clic su di esso per avviare il download. Potrebbe apparire una finestra per avvisarvi che sarà verificata la licenza del vostro prodotto. Seguite tranquillamente tutta la procedura per ottenere il modello che vi interessa. Dopo qualche secondo Excel vi mostrerà un nuovo file creato sulla base del modello che avete scelto. Contestualmente, si aprirà il file della guida relativo al modello stesso.
Il nuovo modello sarà disponibile per la creazione di nuovi file anche in futuro in modo rapido. Non avrete più bisogno di effettuare la ricerca. Infatti, vedrete la sua icona nel riquadro centrale della finestra Nuova cartella di lavoro nella sezione Ultimi modelli usati.
Anche Excel 2003 vi permette di usare i modelli: basta scegliere File > Nuovo. Excel vi mostrerà il riquadro delle attività Nuova cartella di lavoro, visibile in figura 2.
Figura 2: il riquadro delle attività Nuova cartella di lavoro
Per aprire un modello presente sul vostro computer, nella sezione Modelli del riquadro delle attività, scegliete In questo computer. Excel vi mostrerà la finestra Modelli. Portatevi alla scheda Soluzioni foglio di calcolo, visibile in figura 3.
Figura 3: creare un nuovo file da un modello
Nota
Excel 2003 mostra qui sia i modelli inseriti in fase di installazione sia quelli eventualmente salvati da voi.
Fate doppio clic sul modello che volete usare.
Per utilizzare i modelli dal sito Office Online, nel riquadro delle attività scegliete Modelli dal sito Office Online. Seguite quindi la procedura che vi viene proposta.
Qualsiasi modello scegliate di utilizzare, con qualsiasi versione di Excel lavoriate, quando create un nuovo file bastato su un modello, Excel crea un nuovo file che riproduce il contenuto del modello ma che rimane assolutamente distinto dal modello stesso. Le eventuali modifiche apportate al nuovo file, quindi, non si rifletteranno sul modello.
Nota
Più avanti spiegheremo come modificare i modelli creati da noi.
Il nuovo file, nella barra del titolo, non presenta il solito nome Cartel seguito da un numero, bensì il nome del modello seguito da un numero, come visibile in figura 4, in modo da segnalare che il file si basa su quel modello.
Figura 4: un nuovo file basato su un modello
Questo nome, però, non influisce sul nome finale del vostro file. Proprio come se fosse un file creato da zero, potete salvare un file creato da un modello con qualsiasi nome, in qualsiasi punto del vostro disco.
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