Stampare la fattura
La nostra fattura è finita (più avanti nell'articolo proporremo alcuni “abbellimenti”, ma la sostanza c’è tutta). Passiamo a stamparla. Naturalmente, in stampa dobbiamo nascondere le colonne di appoggio J, K, L e M. Ci sono diversi sistemi per farlo, ma quello più semplice è quello di definire un’area di stampa.
Nota
Un altro sistema rapido per non stampare le colonne J, K, L e M è quello di nasconderle. Dopo averle selezionate per intero, con Excel 2007, nella scheda Home del gruppo Celle, aprite il menu del pulsante Formato e scegliete Nascondi e scopri > Nascondi colonne. Con Excel 2003 basta scegliere Formato > Colonna > Nascondi. Per scoprire le colonne nascoste, selezionate le colonne ai lati di quelle nascoste, poi ripetete la procedura per scegliere la voce Scopri.
In pratica, un’area di stampa è un intervallo di celle che l’utente sceglie di stampare escludendo tutte le altre celle del foglio di lavoro. Vediamo subito come farlo. Selezionate le celle da stampare (A1:H39) nel nostro esempio. Poi, con Excel 2007, portatevi alla scheda Layout di pagina e, nel gruppo Imposta pagina, aprite il menu del pulsante Area di stampa e scegliete la voce Area di stampa.
Con Excel 2003, invece, scegliete File > Stampa > Imposta area di stampa. Se provate l’anteprima di stampa, vi accorgerete che verrà stampata solo la porzione di foglio impostata come area di stampa. La struttura della fattura, comunque, non viene stampata su un’unica pagina, perché è troppo larga per essere stampata su un foglio A4 in verticale. In Excel 2007 potete rendervene conto anche lavorando in visualizzazione Layout di pagina: una nuova visualizzazione, introdotta proprio con questa versione di Excel, che permette di vedere, mentre si lavora, il foglio di lavoro nel modo più simile a come apparirà in stampa, come visibile in figura 3.
Figura 3: la visualizzazione Layout di stampa
Per attivare la visualizzazione Layout di pagina occorre portarsi alla scheda Visualizza, quindi nel gruppo Visualizzazioni cartella di lavoro (il primo a sinistra) si deve premere il pulsante Layout di pagina.
Nota
Per tornare alla visualizzazione normale basta premere il pulsante Normale, sempre nel gruppo Visualizzazioni cartella di lavoro della scheda Visualizza.
Da questa visualizzazione, portandosi alla scheda Layout di pagina della barra multifunzione, è molto facile ridurre le proporzioni della pagina in modo da adattarla alla dimensione di un foglio A4. Ci sono diverse possibilità.
Per esempio, è possibile ridurre gradualmente il valore mostrato nella casella Proporzioni del gruppo Adatta alla pagina fino a quando tutta la struttura della fattura non è visibile in un solo foglio (in questo caso occorre arrivare all’85% delle dimensioni originali). Oppure, è possibile lasciare inalterato il valore delle proporzioni e scegliere 1 pagina dagli elenchi a discesa Larghezza e Altezza, sempre nel gruppo Adatta alla pagina.
In questo modo sarà Excel a ridimensionare il contenuto del foglio quel tanto che basta perché si adatti al foglio A4.
Per un probabile bug, Excel 2007 non sempre mostra nella visualizzazione Layout di pagina il contenuto ridimensionato appena si impostano altezza e larghezza pari a una pagina. Bisogna prima attivare l’anteprima di stampa, quindi chiuderla per vedere la pagina aggiornata.
La visualizzazione Layout di pagina permette anche di aggiungere velocemente le intestazioni e i piè di pagina al foglio. Nel caso della fattura, nell’intestazione si potrà mettere il logo della ditta e nel piè di pagina i dati fiscali.
L’intestazione e il piè di pagina, come nelle precedenti versioni di Excel, sono divisi in tre blocchi: basta fare clic su di essi per poter cominciare a lavorare e inserire il contenuto, come mostrato nella figura 4.
Figura 4: inserire un’intestazione di pagina con Excel 2007
Excel 2003
Quanto abbiamo detto a proposito della regolazione della pagina con Excel 2007 è possibile anche con Excel 2003, solo che la procedura è meno immediata, perché non è possibile lavorare mentre si “vede” la pagina.
Innanzitutto, per ridimensionare il contenuto si deve ricorrere alla finestra Imposta pagina, visibile in figura 5, che si può aprire scegliendo File > Imposta pagina.
Nel riquadro Proporzioni potete procedere alla regolazione delle proporzioni come abbiamo visto con Excel 2007. Se volete impostare manualmente le proporzioni, dovete inserire il valore, chiudere la finestra e lanciare l’anteprima di stampa per vedere il risultato (ed eventualmente riaprire la finestra per apportare le necessarie regolazioni).
Quanto all’inserimento di un’intestazione e di un piè di pagina, dovete portarvi alla scheda Intestazione/piè di pagina della finestra Imposta pagina.
Dall’elenco a discesa Intestazione potete scegliere di inserire nella vostra intestazione dei campi speciali di Excel. Ci sono molte possibilità, tra cui il numero della pagina, il nome e il percorso del file, il nome dell’autore (o meglio, dell’utente del PC che ha creato il file) e il nome del foglio.
Figura 5: la finestra Imposta pagina
Se preferite inserire nell’intestazione del testo personalizzato, premete il pulsante Personalizza intestazione. Excel vi mostrerà la finestra Intestazione, visibile in figura 6.
Figura 6: la finestra Intestazione
Excel divide l’intestazione in tre aree distinte: sinistra, centro e destra. Potete scrivere un testo in ognuna di queste aree. Una volta scritto il testo potete selezionarlo e formattarlo mediante la finestra Tipo di carattere, che potete attivare premendo il pulsante Carattere.
Per concludere, nella scheda Margini, visibile in figura 7, vi è una funzione molto utile: è possibile centrare il contenuto da stampare rispetto al foglio di stampa sia in orizzontale sia in verticale, semplicemente selezionando le opzioni Orizzontalmente e/o Verticalmente nell’opzione Centra nella pagina.
Figura 7: la finestra Imposta pagina, alla scheda Margini
Centrare nella pagina con Excel 2007
Questa funzione non è disponibile in modo immediato dalla barra multifunzione di Excel 2007. Piuttosto, dovete fare clic sull’attivatore di finestra di dialogo, visibile in figura 8, del gruppo Imposta pagina, nella scheda Layout di pagina, per aprire la finestra di dialogo Imposta pagina, in tutto simile a quella vista a proposito di Excel 2003.
Figura 8: aprire la finestra di dialogo Imposta pagina in Excel 2007
A questo punto potete procedere come abbiamo spiegato per Excel 2003, vedi figura 7.
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