Archiviare i dati in forma di elenco
Una raccolta dati si presenta in genere in forma grezza, come una tabella rettangolare le cui righe rappresentano i singoli casi, mentre le colonne, dette anche campi, sono le caratteristiche da considerare. Come esempio si prenda il foglio Palestra contenuto nella cartella di lavoro Excel Cap01.xls, disponibile per il download sul sito di Apogeo, e si osservi la figura 1.
Vi si trova l’elenco di alcuni giovani iscritti, con le rispettive quote versate. Ogni riga contiene quattro diversi campi: Nome, Sesso, Data di nascita e Versamento. Ogni riga,salvo quella di intestazione, rappresenta un record e l’intera tabella risulta quindi composta da otto record suddivisi in quattro campi. Ogni record contiene i dati di una singola persona.
Figura 1: esempio di tabella composta da otto record e quattro campi
Informazioni ricavabili dagli elenchi: somme e percentuali
L’elenco della figura 1, così come si presenta, risulta di scarso interesse perché contiene dati che dovranno subire ulteriori elaborazioni prima di fornire informazioni utili. Come punto di partenza ecco alcune delle domande che possono sorgere esaminando la tabella: quanto è stato incassato dalla palestra? Oppure, rispetto alla quota da pagare quanto ha versato ogni persona? Si tenterà di rispondere a queste due domande iniziando a utilizzare semplici formule e funzioni di Excel.
La somma dei versamenti si ricava con i seguenti passaggi:
- Selezionare la cella D10.
- Digitare nella casella =somma(
- Posizionare il puntatore del mouse sulla casella D2 e, tenendo premuto il tasto del mouse, trascinare la selezione fino alla cella D9. La formula diventerà =somma(D2:D9
- Rilasciare il tasto del mouse. La selezione rimarrà attiva. Premere Invio senza fare altro. Nella casella D10 comparirà il risultato.
Questa semplice procedura sarà senz’altro familiare a moltissimi lettori.
ATTENZIONE
Se le righe sono tutte contigue, la stessa operazione può essere eseguita agevolmente facendo due volte clic in rapida successione sulla piccola icona Somma automatica posta in alto a sinistra nel gruppo Modifica della Barra multifunzione. La funzione =SOMMA() è molto utilizzata per sommare le celle, ma, soprattutto quando gli elementi da sommare sono pochi o non contigui tra loro, si può sempre utilizzare una formula diretta come =D2+D3+D4+… che possiede il pregio di essere semplice e immediata.
Uno dei vantaggi nell’impiego delle formule deriva dal fatto di aver creato un prospetto automatico. Infatti, cambiando uno qualsiasi dei valori nella colonna D, il risultato sarà sempre aggiornato automaticamente. Calcoliamo ora la percentuale dei versamenti effettuati rispetto alla quota complessiva che l’iscritto dovrà pagare. In Excel non esiste né un’icona né una funzione che aiuti l’utente nel calcolo di qualsivoglia percentuale semplificandone i passaggi. Occorre sempre scrivere una formula e copiarla nelle celle adiacenti. Si osservi il primo record della tabella della figura 1: Francesca ha versato 160 dei 320 euro della quota. Per calcolare la percentuale del versamento si ricorre a una semplice proporzione:
160 : 320 = x : 100
ovvero, svolgendo le operazioni:
x = 160:320•100 = 50%
Nelle formule di Excel in genere non si usa scrivere direttamente i valori da calcolare preferendo ricorrere ai riferimenti di cella. In questo caso:
- Selezionare la cella E2.
- Digitare =D2/C11 e premere il tasto F4 per rendere assoluto l’indirizzo della cella C11. Comparirà =D2/$C$11
- Premere Invio. Nella cella apparirà il risultato 0,5.
- Fare clic sul pulsante Stile percentuale nel riquadro Numeri della scheda Home sulla Barra multifunzione per far comparire il valore corretto 50%.
- Nello stesso riquadro fare clic sul pulsante Aumenta decimali per aumentare i decimali in modo che compaia il valore finale 50,0%.
- Trascinare la selezione della cella E2 fino alla casella E9.
- Fare clic su una cella vuota qualsiasi esterna alla tabella per deselezionare le caselle.
- Il risultato apparirà come illustrato nella figura 2.
Figura 2: come apparirà la tabella dopo il calcolo di somma e percentuali
NOTA
In Excel si distinguono due tipi di riferimenti o indirizzi: relativi e assoluti. Gli indirizzi relativi si modificano automaticamente quando vengono copiati di cella in cella poiché fanno riferimento a una posizione relativa. Quelli assoluti sono contrassegnati dal simbolo $ anteposto alla colonna (per esempio $C2) oppure alla riga (C$2) oppure a entrambi ($C$2) e fissano rispettivamente colonna, riga o casella.
Nella figura 6 si vede chiaramente come la formula della cella E2 faccia riferimento alla cella D2 (indirizzo relativo) e alla cella C11. Copiando la formula una riga più in basso,la cella a destra rispetto alla E3 è diventata la D3, mentre la cella che contiene il divisore è sempre rimasta la C11 (indirizzo assoluto).
SUGGERIMENTO
Per rendere assoluto un indirizzo è sufficiente premere ripetutamente il tasto F4 mentre viene scritta la formula. Riferendosi all’esempio mostrato comparirà in modo ciclico la sequenza $C$11, poi C$11 seguito da $C11, da C11, per riprendere il ciclo con $C$11 e via di seguito.
Per copiare il contenuto di una cella in quelle adiacenti occorre selezionare la cella da copiare (figura 3), posizionare il puntatore del mouse (croce bianca) accanto al quadratino nero in basso a destra fino a quando non assume la forma di una sottile croce nera (figura 4). A quel punto, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse (il destro se il mouse è impostato per i mancini), si trascina la selezione in basso, fino all’ultima riga (figura 5) e si rilascia il pulsante. La formula verrà copiata e modificata cella per cella (figura 6).
Figura 3: il cursore ha la forma di una croce bianca
Figura 4: quando il cursore si avvicina al quadratino nero in basso a destra della cella selezionata assumerà la forma di una sottile croce nera
Figura 5: trascinare tenendo premuto il tasto del mouse per copiare la formula in tutte le celle della selezione
Figura 6: copiando una formula, Excel modifica automaticamente i riferimenti relativi (quelli senza il dollaro) adattandoli ad ogni casella
Figura 7: ecco il risultato finale
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