La formattazione condizionale
Quello che abbiamo visto fino ad ora è già una buona soluzione. Tuttavia, potremmo anche voler semplicemente evidenziare nell’elenco i nuovi iscritti, senza applicare il filtro. A questo proposito ricorreremo alla formattazione condizionale, che ci permette di formattare delle celle sulla base del loro contenuto o se si verifica o meno una data condizione.
Prima di applicare la formattazione condizionale, proviamo a identificare una formula che ci aiuta in questa operazione. In particolare, ci occorre un sistema per identificare gli errori. A questo proposito Excel dispone della funzione VAL.ERRORE, che appartiene alla categoria delle funzioni Informative. VAL.ERRORE restituisce VERO se l’argomento che le viene passato è un errore o una formula che genera un errore, altrimenti restituisce FALSO.
Prima di usare la funzione per la formattazione condizionale proviamo ad applicarla in una colonna del foglio di lavoro.
Fare clic sulla cella E1 e scrivere la funzione che segue:
=VAL.ERRORE(CONFRONTA(C1;Iscritti2007;0))
In pratica, alla funzione VAL.ERRORE passiamo come argomento la funzione CONFRONTA, che abbiamo usato prima per identificare quali sono i nuovi iscritti.
Una volta inserita la funzione, trascinarla per tutta la colonna E. In corrispondenza dei nuovi iscritti comparirà il valore VERO.
Proviamo adesso a usare questa funzione per impostare la nostra formattazione condizionale. La formattazione condizionale ci permette di applicare automaticamente un formato alla celle per le quali la condizione impostata restituisce VERO.
Per cominciare, selezionare le celle C1:C32, ossia quelle che contengono i cognomi e i nomi degli iscritti del 2008.
Poi, se si lavora con Excel 2007, nella scheda Home, nel gruppo Stili, aprire il menu del pulsante Formattazione condizionale e scegliere Nuova regola. Si presenterà la finestra Nuova regola di formattazione. Qui, nel riquadro Selezionare un tipo di regola, fare clic su Utilizza una formula per determinare le celle da formattare. Come mostrato nella figura 7, nella parte bassa della finestra, si vedrà un riquadro in cui scrivere la formula che identifica le celle da formattare.
Figura 7: impostare la formattazione condizionale con Excel 2007
Inserire la formula che abbiamo identificato sopra (=VAL.ERRORE(CONFRONTA(C1;Isc ritti2007;0))), poi premere il pulsante Formato e scegliere la formattazione da applicare alle celle.
Per applicare questa formattazione condizionale con Excel 2003, selezionare le celle C1:C32, poi scegliere Formato > Formattazione condizionale per far apparire la finestra di dialogo Formattazione condizionale visibile in figura 8.
Figura 8: impostare la formattazione condizionale con Excel 2003
Nel menu a discesa Condizione 1, questa volta, scegliamo La formula è. Completiamo la condizione scrivendo, nella casella di testo accanto a questa formula, la nostra formula:
=VAL.ERRORE(CONFRONTA(C1;Iscritti2007;0)).
Anche in questo caso, una volta impostata la formula, premere il pulsante Formato e definire il formato da applicare alle celle per cui la funzione restituisce Vero.
La figura 9 mostra il risultato che abbiamo ottenuto.
Figura 9: la formattazione condizionale applicata
Notare che abbiamo eliminato il contenuto delle colonne D ed E perché non ci servono più. Prima di proseguire, ricordiamo che, quando si applica una formattazione condizionale a un intervallo di celle utilizzando una formula, dobbiamo impostare la formula come se stessimo lavorando solo sulla prima cella dell’intervallo. Ci penserà poi Excel ad aggiornare i riferimenti non bloccati in valore assoluto in funzione della posizione delle celle successive alla prima. In pratica, per la cella C2 Excel crea la formattazione condizionale usando la formula:
=VAL.ERRORE(CONFRONTA(C2;Iscritti2007;0)).
Possiamo anche provare ad applicare la formattazione condizionale direttamente alle colonne A e B.
L’operazione è molto semplice. Selezionare le colonne A e B, poi avviare la formattazione condizionale come abbiamo spiegato prima. Nelle finestre della figura 7 e della figura 8, inserire la formula:
=VAL.ERRORE(CONFRONTA($C1;Iscritti2007;0))
L’unica differenza rispetto alla formula usata prima è il segno $ usato prima del riferimento C1. Questo segno blocca in valore assoluto il riferimento alla colonna C, permettendo però l’aggiornamento del numero di riga. Questo farà in modo che Excel controlli sempre il valore presente nella cella della colonna C che appartiene alla riga cui appartengono anche le celle A e B che sta analizzando.
In questo caso non possiamo cancellare la colonna, C perché ci serve come riferimento per la formula usata nella formattazione condizionale (non dobbiamo sempre confrontare cognome e nome uniti). Tuttavia, la possiamo nascondere.
Nota
Un modo rapido per nascondere una colonna consiste nel selezionarla per intero, facendo clic sulla sua intestazione, e poi, senza spostare il mouse, fare clic col tasto destro e scegliere la voce Nascondi dal menu contestuale. Per riscoprire la colonna selezionare le colonne ai lati della colonna nascosta, fare clic col tasto destro del mouse e scegliere la voce Scopri.
A questo punto, in modo altrettanto semplice, possiamo individuare le persone che erano iscritte nel 2007 e non lo sono più nel 2008. Per comodità, assegniamo alle celle C1:C32 del foglio Iscritti2008 il nome Iscritti2008, quindi ci portiamo al foglio Iscritti2007, selezioniamo le celle A1:B28 e impostiamo la formattazione condizionale con la formula:
=VAL.ERRORE(CONFRONTA($C1;Iscritti2008;0))
La figura 10 mostra il risultato. Per concludere ricordiamo che gli utenti di Excel 2007 possono filtrare le righe individuate con la formattazione condizionale, dato che Excel 2007 è in grado di filtrare sulla base del colore dello sfondo o del carattere di una cella.
Figura 10: gli utenti che nel 2008 non si sono più iscritti
Basterà applicare il filtro automatico e aprire l’elenco a discesa del filtro per una qualsiasi delle colonne. Selezionare quindi Filtra per colore e poi il colore che si è applicato con la formattazione condizionale, come visibile in figura 11.
Figura 11: Filtrare per colore con Excel 2007
Nota
Per filtrare le righe con Excel 2003, bisogna creare una colonna di appoggio con la funzione CONFRONTA come abbiamo fatto all’inizio del capitolo e poi filtrare sulla base di questa colonna.
Conclusioni
In questo articolo su Microsoft Excel 2007, abbiamo visto come affrontare il problema del confronto fra i dati di due elenchi utilizzando anche i filtri per colore che permettono di evidenziare le differenze.
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L'autore
Alessandra Salvaggio è titolare di uno studio di consulenza informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e web authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di formazione professionale, scuole e aziende. Collabora con riviste di informatica e grafica. Per Edizioni FAG è autrice di manuali di scrittura, formulari e varie guide su MS Office, macro e VBA.
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