Abilitare la revisione di un documento
La condivisione di un documento per eseguire delle revisioni a distanza, può avvenire utilizzando diversi tipi di collegamento, cartelle condivise sulla rete locale, server WebDav o, se possedete una account MobileMe, potete utilizzare anche il vostro iDisk. Per prima cosa aprire il documento PDF che si desidera revisionare e, nella Barra degli strumenti di Adobe Acrobat 8 Professional selezionare dal menu Review & Comment l'opzione Send for Shared Review, una procedura guidata aiuterà alla preparazione del documento, vediamo come.
Creazione del profilo utente
La prima volta che proverete a condividere un documento, vi verrà chiesto di creare un vostro profilo attraverso la compilazione dei campi presenti nella finestra Review Profile, visibile in figura 2.
Figura 2: la finestra per impostare l'account
Impostazione della cartella condivisa
La prima finestra della procedura guidata, serve a impostare le connessioni di rete, facendo clic sul pulsante Add New Location, apparirà la finestra visibile in figura 3, dove potrete dare un nome alla connessione per un utilizzo futuro. Come dicevamo poco fa Adobe Acrobat 8 Professional supporta diversi protocolli di connessione, selezionate quello che preferite tra Network Folder, WebDav o MobileMe iDisk. Fate, quindi, clic sul pulsante Next per proseguire nella configurazione.
Figura 3: impostazione del protocollo di rete
La finestra successiva, permette di impostare i parametri della rete e cambia in base a quello che avrete selezionato nella finestra precedente:
- Network Folder: indicate il percorso della cartella di rete utilizzando il pulsante Browse, o scrivendolo nella casella di testo Path to Network Folder.
- WebDav: se avete selezionato il protocollo WebDav dovrete indicare l'indirizzo scrivendolo nella casella di testo Enter URL, fate poi clic sul pulsante Verify per controllare la connessione, se necessario Acrobat richiederà di inserire un nome utente e una password.
- MobileMe iDisk: se possedete un account MobileMe potete utilizzare la vostra cartella Public sull'iDisk per condividere i documenti, vedi figura 4, inserite il vostro account nella casella .Mac account name e fate clic sul pulsante Verify, Acrobat vi richiederà di inserire il nome utente e la password.
Per concludere la procedura di scelta della cartella condivisa fare in fine clic sul pulsante Add Folder.
Figura 4: impostazione di una condivisione su MobileMe iDisk
Impostare il tipo di invito
Facendo clic sul pulsante Next, arriveremo alla finestra Decide How to Send the PDF File, visibile in figura 5, dove è possibile decidere cosa inviare agli utenti che revisioneranno il documento. Selezionate il radio bottone Automatically send email to reviewers, che crea un messaggio di posta elettronica per invitare i partecipanti e il radio bottone Attach the PDF file to the message & save a copy locally, che allega al messaggio di posta elettronica una copia del documento da revisionare e ne salva una copia locale. Questa scelta è la più comoda, perché permette un veloce accesso al documento senza la necessità di aprire quello messo in rete che farà semplicemente da ponte tra voi e i partecipanti. La copia locale, che viene salvata dalla procedura guidata, porta il nome del documento originale, con aggiunta la scritta _Review. Per accedere alle revisioni in una fase successiva, dovete aprire questo documento o utilizzare il Review Traker di cui parleremo nel corso di questo articolo.
Fate quindi clic sul pulsante Next per selezionare i partecipanti.
Figura 5: la finestra finestra Decide How to Send the PDF File
Invitare i partecipanti
La penultima finestra della procedura guidata, Invite Reviewers, serve a invitare i partecipanti, è possibile selezionarli dalla rubrica indirizzi facendo clic sul pulsante Address Book, o scriverli manualmente nei campi Required Reviewers, per i soggetti interessati al documento, e in Optional Reviewers, per quelli opzionali.
Se lo desiderate, potete anche impostare una data entro la quale debbano essere ricevute le correzioni, fate clic sulla casella di controllo Set Deadline (mm/dd/yyyy) e impostate la data che desiderate. Fate quindi clic sul pulsante Next per arrivare all'ultima finestra della procedura.
Figura 6: la finestra Invite Reviewers
Anteprima del messaggio
L'ultima finestra della procedura guidata, visibile in figura 7, permette di avere un'anteprima del messaggio che verrà ricevuto dagli utenti, Acrobat ne prepara uno con tutte le istruzioni necessarie, comunque è possibile modificarlo a piacere.
Figura 7: la finestra Preview the Email Invitation
Premere quindi sul pulsante Finish, il vostro programma di posta elettronica predefinito, si aprirà e vi mostrerà il messaggio pronto da inviare.
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