Creiamo una tabella in modalità struttura
Ci sono dei casi in cui lavorare in visualizzazione struttura ci permette di raffinare meglio le impostazioni della tabella e adattarle meglio alle nostre esigenze. Ora vi proporremo la creazione di un’intera tabella in visualizzazione struttura a partire da zero. Nel lavoro reale potete anche creare la tabella in visualizzazione foglio dati coi campi modello come abbiamo spiegato prima e poi "ritoccarla" in visualizzazione struttura. Creeremo la tabella Docenti. Per creare una nuova tabella in visualizzazione struttura, portatevi nella scheda Crea della barra multifunzione. Nel gruppo Tabelle premete il pulsante Struttura tabella. Apparirà la griglia vuota con la struttura di una nuova tabella. Alla barra multifunzione si è aggiunta anche la scheda Progettazione degli Strumenti tabella, come visibile in figura 7. Se volete creare una nuova tabella in visualizzazione foglio dati premete il pulsante Tabella.
Figura 7: la struttura di una nuova tabella
Inizieremo dal campo IDDocente, che costituirà la chiave primaria di questa tabella, ossia l’elemento che rende univoche le sue righe. Nella prima riga della griglia, nella colonna Nome campo, scrivete IDDocente e nella colonna Tipo dati scegliete contatore. Il tipo dati contatore farà in modo che, ogni volta che inseriamo i dati di un nuovo docente, gli venga assegnato un numero progressivo. Non basta assegnare il tipo di dati contatore a un campo perché questo sia considerato la chiave primaria della tabella. Occorre specificarlo espressamente. State all’interno di questa prima riga della griglia e, nel gruppo Strumenti della scheda Progettazione degli Strumenti tabella, premete il pulsante Chiave primaria. Ora il campo è stato impostato come chiave primaria della tabella, come si può vedere dalla piccola chiave che compare accanto al nome del campo nella figura 8.
Figura 8: IDDocente è stato scelto come chiave primaria del campo
Osservate la parte bassa della griglia della struttura della tabella, dove vengono definite le proprietà del campo. Alla voce Indicizzato compare la dicitura Sì (duplicati non ammessi). Questo significa che viene creato un indice per il campo e che non è possibile avere duplicati in quel campo. Questo è tipico delle chiavi primarie, che rendono univoci i record di una tabella e quindi devono essere uniche. Possiamo passare adesso alla creazione del campo Nome. In questo caso il tipo di dati sarà Testo. Osservate, nella figura 9, la parte bassa della tabella, dove vengono definite le proprietà del campo.
Figura 9: le proprietà del campo Nome
Per quanto riguarda la voce Dimensione campo Access vi propone il valore 255, il massimo accettato per un campo testo. Noi possiamo ridurre questo valore a 50 caratteri (di norma sufficienti per un nome). Proseguite nella creazione della tabella, inserendo i campi Cognome, Indirizzo e Città esattamente come abbiamo visto per il Nome.
Sarebbe utile obbligare chi immette i dati nel database a inserire il cognome. Infatti, per tutti i campi che abbiamo creato fin ora (a parte il contatore che si aggiorna da solo) non è obbligatoria l’immissione di un valore. Il cognome, in un elenco di persone, è un dato estremamente significativo (al limite si può omettere il nome, ma non il cognome): è meglio fare in modo che non sia possibile tralasciarlo. Ecco come fare. Anche in questo caso dovete lavorare nella parte bassa della finestra dopo aver fatto clic nel campo Cognome nella parte alta: nell’elenco a discesa corrispondente alla voce Richiesto, scegliete Sì: l’immissione di un dato nel campo Cognome diventerà, così, obbligatoria, ossia non sarà possibile omettere il cognome. Avete notato che in fondo alle proprietà trovate la proprietà Smart Tag. Questa vi permette di aggiungere uno Smart Tag accanto alle caselle della colonna. Proviamo a inserirne uno per il cognome. Dopo aver fatto clic nel campo Cognome nella parte alta, fate clic nella casella della proprietà Smart Tag. Accanto comparirà un pulsante con tre puntini, premetelo. Access vi mostrerà la finestra Smart Tag, visibile in figura 10.
Figura 10: la finestra Smart Tag
Nel riquadro Smart Tag disponibili, mettete un segno di spunta accanto al tipo di Smart Tag che fa al caso vostro. In questo caso, visto che si tratta del cognome, Nome di persona. nell’area Dettagli Smart Tag, Access vi spiega cosa si potrà fare con lo Smart Tag. In questo caso, si potrà inserire il nome fra i contatti di Outlook, inviare una e-mail…). Quando avete finito premete OK.
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