Creiamo una tabella con la visualizzazione foglio dati coi campi modello
Nello scorso articolo, "Introduzione a Microsoft Access 2007", vi abbiamo dato una panoramica su Microsoft Access 2007, adesso è giunto il momento di creare la nostra prima tabella in visualizzazione struttura. Per ogni colonna della tabella dovremo definire un nome e un tipo di dati. Avviate dunque la creazione di un nuovo database e chiamatelo Scuola. Access lo crea vuoto e vi mostra una tabella vuota in visualizzazione foglio dati (la visualizzazione d’uso delle tabelle), visibile in figura 1, su cui potete lavorare.
Figura 1: il database vuoto
Ora creeremo la prima tabella del database: per esempio Studenti. Il primo campo chiave primaria ID è già pronto, possiamo passare direttamente al successivo. Fate doppio clic sulla scritta Aggiungi nuovo campo, nell’intestazione della prima colonna vuota, e digitate il nome che volete assegnare a questo campo: nel nostro caso Nome, vedi figura 2.
Figura 2: aggiungere un campo
Per confermare il nome che avete digitato, premete il tasto Invio. Ripetete la procedura per creare il campo Cognome. Potete continuare così per creare tutti gli altri campi della tabella oppure ricorrere ai modelli di campo. Si tratta di una serie di campi già pronti, con un nome, un tipo di dati, una lunghezza e tutte le proprietà necessarie che possono essere velocemente aggiunti alle tabelle. Per visualizzare questi campi, portatevi alla scheda Foglio dati degli Strumenti tabella della barra multifunzione. Nel gruppo Campi e colonne premete il pulsante Nuovo campo, Access visualizzerà sulla destra del monitor il pannello Modelli campo.
Figura 3: il pannello Modelli campo
I campi disponibili sono organizzati per categorie. Per inserirne uno basta fare doppio clic su di esso. Nella categoria Contatti trovate molti dei campi che ci servono per completare la tabella studenti: fate doppio clic e inserite i campi Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Indirizzo di posta elettronica, Note e Allegato (useremo questo per il diploma).
Se avete inserito per errore un campo e volete eliminarlo, fate clic sulla sua intestazione col tasto destro del mouse. Dal relativo menu contestuale, scegliete Elimina colonna.
Ci manca solo il campo Data di nascita, ovviamente deve essere un campo adatto a ospitare una data (tipo Data e ora). Nella categoria Contatti non ce ne sono; potete utilizzare il campo Data e ora nella categoria Campi di base. La tabella ora si dovrebbe presentare come nella figura 4.
Figura 4: la tabella con tutti campi
Se lo desiderate, potete cambiare il nome del campo Data e ora in Data di nascita. Basta fare doppio clic sul nome da cambiare e sostituirlo. Alla fine premete il tasto Invio per confermare. Prima di continuare, salviamo e nominiamo la tabella che abbiamo appena creato. Premete il pulsante Salva sulla barra di accesso rapido. Access vi chiederà di specificare un nome per la tabella.
Figura 5: la finestra Salva con nome
Specificate il nome che desiderate e premete il pulsante OK. Ora proviamo a visualizzare la tabella che abbiamo appena creato in visualizzazione struttura, vedi figura 6.
Figura 6: la tabella Studenti in visualizzazione struttura
La finestra è divisa in due parti, nella parte superiore abbiamo la griglia vera e propria, dove possiamo digitare il nome del campo che vogliamo creare, scegliere il tipo di dati che conterrà e aggiungere un’eventuale descrizione del campo. La parte inferiore cambia a seconda del tipo di dati che scegliamo per il campo che stiamo creando e ci permette di modificarne le proprietà. Notate che ogni riga della parte superiore della finestra costituisce una colonna della tabella finita.
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