L’interfaccia e le operazioni più comuni
L’interfaccia di tutta la suite Office 2007 è molto cambiata rispetto a quella delle versioni precedenti. In questo articolo descriveremo la nuova interfaccia di Access 2007 e vedremo come effettuare le operazioni di base.
Appena lo aprite, Access 2007 si presenta come nella figura 1. Da questa schermata potete avviare la creazione del vostro primo database o potete aprire un database già esistente. Per ora concentriamoci sulla creazione di un nuovo database. Avete due possibilità: creare un database ex novo o realizzarne uno basato su un modello. Un modello è un file già pronto che può essere personalizzato secondo le proprie esigenze. Esistono modelli per le più svariate necessità: la catalogazione di beni, la gestione di contatti, di un progetto, di attività… Per creare un database nuovo, premete il pulsante Database Vuoto, indicato da una freccia nella figura 1.
Figura 1: Access 2007 appena aperto
Come visibile in figura 2, il pannello più a destra vi mostrerà una casella di testo in cui impostare il nome e il percorso del nuovo database. Fate clic sull’icona a forma di cartella gialla posta accanto alla casella per individuare un nuovo percorso per il vostro file. Una volta inseriti nome e percorso, premete il pulsante Crea per creare il nuovo database. A differenza dei file elaborati con altri programmi, non è possibile lavorare su un database se prima non lo si è salvato.
Figura 2: assegnare un nome e un percorso al nuovo database
Access creerà il nuovo database e vi mostrerà la sua prima tabella. Lasciamo un attimo da parte questo nuovo database e torniamo alla finestra della figura 1 per spiegare come creare un database da modello.
Per riaprire questa finestra fate clic sul pulsante Microsoft Office posto in alto a sinistra. Apparirà un menu dal quale dovete scegliere la voce Nuovo. Il database vuoto che avete appena creato verrà chiuso (successivamente potrete riaprirlo), in quanto Access non è in grado di tenere aperti due database contemporaneamente, e vi verrà mostrata la finestra della figura 1. Ora, per creare un file da modello, potete ricorrere al pannello di sinistra. Qui sono elencate le categorie di modelli disponibili, a loro volta divise tra i Modelli locali, ossia quelli copiati sul vostro computer al momento dell’installazione di Office, Modelli in primo piano, ossia modelli selezionati per voi e presenti sul sito Office (li vedete anche nel riquadro centrale) e modelli Da Microsoft Office Online, cioè tutti i modelli disponibili sul sito Office Online. Fate clic sulla categoria che preferite e vedrete i modelli disponibili in quella categoria nel riquadro centrale. La figura 3 vi mostra i modelli disponibili nella categoria Modelli locali. Noi abbiamo selezionato il modello Beni.
Figura 3: i modelli locali
Quando fate clic sull’icona di un modello, a destra della finestra in cui state lavorando Access vi mostra una casella in cui specificare il nome e il percorso del nuovo file basato sul modello. Una volta inseriti nome e percorso, premete il pulsante Crea per creare il nuovo database. Appena terminati la creazione e il salvataggio del database, Access vi mostra la finestra visibile in figura 4.
Figura 4: Access vi mostra il nuovo Database
State vedendo una maschera del database creato sulla base del modello Beni, sembra una tabella perché utilizza una visualizzazione particolare che le dà questo aspetto. Per ora non preoccupatevene.
Prima di cominciare ad analizzare il database occorre fare una premessa. Appena sopra alla tabella, Access vi mostra l’area Avviso di protezione (nella figura 4 l’abbiamo evidenziata con un rettangolo). Questo avviene perché questo modello contiene macro, che possono essere potenzialmente pericolose.
Per rimuovere questa barra, premete il pulsante Opzioni. Access aprirà la finestra Opzioni di protezione di Microsoft Office, visibile in figura 5, che vi chiede se mantenere bloccato il contenuto potenzialmente pericoloso o aprirlo.
Figura 5: la finestra Opzioni di protezione di Microsoft Office
Fatto questo, possiamo tornare ad analizzare il contenuto del database. Sulla sinistra, trovate una fascia chiamata Riquadro di spostamento. Premete il pulsante a doppia freccia posto appena sopra questa fascia azzurra per espandere il pannello che rappresenta, vedi figura 6. Con lo stesso pulsante potete ricomprimerlo. Potete espandere e comprimere il riquadro anche premendo il tasto F11.
Figura 6: il riquadro di spostamento espanso
Una volta espanso, il riquadro di spostamento vi mostra tutti gli elementi presenti nel database; la loro icona vi aiuta a riconoscere di che tipo di elementi si tratta. La tabella che segue vi aiuta a orientarvi.
| Icona |
Oggetto |
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Tabella |
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Query |
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Maschera |
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Report |
Tabella 1: la tabella oggetti del database, utili per riconoscere gli elementi presenti
Notate che il pannello è diviso in due parti: una per ciascuna delle due tabelle del database. In ognuna di queste parti trovate la tabella di riferimento e gli oggetti legati alla tabella stessa (query, maschera, report). Potete cambiare il tipo di organizzazione del riquadro, scegliendo l’opzione che preferite dal menu che potete visualizzare premendo la piccola freccia posta accanto alla scritta Tabella, in alto nel riquadro, visibile in figura 7.
Figura 7: cambiare organizzazione del riquadro di spostamento
La figura 8 vi mostra, invece il riquadro di spostamento ordinato per tipo di oggetti.
Figura 8: il riquadro di spostamento ordinato per tipo di oggetti
Per visualizzare un oggetto qualunque del database, basta fare doppio clic sul suo nome nel riquadro di spostamento. Come visibile in figura 9, i vari oggetti (alcune maschere fanno eccezione) sono aperti in schede sovrapposte.
Figura 9: alcuni oggetti aperti in schede sovrapposte
Potete chiudere la scheda correntemente visualizzata facendo clic sul pulsante Chiudi, a forma di X, evidenziato con una freccia nella figura 9.
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