Dati esterni
Poniamo di avere un file di Excel chiamato certificazioni.xls, visibile in figura 1, dove ci sono i dati delle certificazioni accettate dalla scuola, e poniamo di volerli memorizzare nella tabella Certificazioni del nostro file Access.
Abbiamo due possibilità: creare la tabella in Access e poi copiare manualmente i dati al suo interno oppure importare i dati del file Excel e contemporaneamente creare la nuova tabella.
Proveremo questa seconda soluzione.
Figura 1: il file certificazioni.xls
Portatevi nella scheda Dati esterni della barra multifunzione. Nel gruppo Importa premete il pulsante Excel.
Access vi mostra la finestra Carica dati esterni, visibile in figura 2.
Figura 2: la finestra Carica dati esterni
Nella sezione Specificare l’origine dei dati, premete il pulsante Sfoglia e individuate il file con i dati da importare.
Nella sezione Specificare la modalità e il percorso di memorizzazione dei dati nel database corrente dovete scegliere dove inserire i dati importati, se in una tabella nuova o in una tabella esistente.
Potete anche scegliere di collegare i dati senza importarli effettivamente. In questo caso dovete mantenere il file originale, ma soprattutto non potrete modificare i dati in Access.
Noi scegliamo la prima opzione, in modo da inserire i dati in una nuova tabella. Premiamo OK per proseguire.
Access vi presenterà la prima schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo, visibile in figura 3.
Figura 3: la prima schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo
Scegliete di importare i dati dal Foglio1, come da impostazione predefinita, quindi premete Avanti. Visualizzerete la seconda schermata, visibile in figura 4, della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo.
Selezionate l’opzione Intestazioni di colonne nella prima riga. In questo modo, Access creerà la nuova tabella assegnando ai campi i nomi contenuti nelle intestazioni di colonna. Premete ancora Avanti.
Ovviamente, per poter usare le intestazioni di colonna per creare i campi della tabella occorre che il foglio Excel sia strutturato in modo opportuno.
Figura 4: la seconda schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo
Nella nuova finestra scegliete di importare i dati in una nuova tabella, poi premete ancora Avanti. Visualizzerete la quarta schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo,
visibile in figura 5.
Figura 5: la quarta schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo
Nella nuova finestra, campo per campo, dovete confermare il nome proposto da Access e indicare se il campo è indicizzato o meno. Selezionate il campo Titolo, accettate il nome proposto e, nell’elenco a discesa Indicizzato, scegliete Sì (Duplicati non ammessi). Infatti, useremo questo campo come chiave primaria della tabella.
Se volete modificare le impostazioni degli altri campi, per esempio il loro nome, dovete fare clic su di essi nella parte bassa della finestra per selezionarli. Una volta selezionato il campo potete modificarne le impostazioni.
Premete Avanti. Visualizzerete la quinta schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo, visibile in figura 6.
Figura 6: la quinta schermata della finestra Importazione guidata Foglio di calcolo
Access vi propone di creare un nuovo campo da usare come chiave primaria, ma noi vogliamo usare a questo scopo il campo Titolo che già contiene dati univoci. Selezionate, allora, l’opzione Chiave primaria definita dall’utente, quindi fra i campi disponibili scegliete Titolo. Access eliminerà la colonna ID. Premete ancora Avanti.
La chiave primaria non deve necessariamente essere un numero. L’importante è che sia un dato in grado di rendere univoca ogni riga della tabella.
Nell’ultima finestra dell’Importazione guidata, Access vi chiede di specificare un nome per la nuova tabella: nella casella Importa nella tabella digitate Certificazioni, quindi premete Fine.
Access vi avviserà che ha completato la procedura di importazione e vi chiede se volete salvare la procedure per un eventuale futuro riutilizzo. In questo caso non ce n’è bisogno.
Ora la nuova tabella è disponibile nella finestra database. Se analizzate la struttura della tabella, potrete notare che Access ha individuato i tipi di dati corretti per ogni campo, come visibile in figura 7.
Figura 7: la tabella creata con l’importazione dei dati esterni
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto la procedura necessaria per importare i dati provenienti da un foglio di Excel in una tabella Access 2007.
Continuate a seguire i nostri articoli su Microsoft Office 2007.
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L'autore
Alessandra Salvaggio è titolare di uno studio di consulenza informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e web authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di formazione professionale, scuole e aziende. Collabora con riviste di informatica e grafica. Per Edizioni FAG è autrice di manuali di scrittura, formulari e varie guide su MS Office, macro e VBA.
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