I modelli di pagina in Excel 2007/2003

Usare i modelli

Pubblicato il: 23/11/2009
Autore: Alessandra Salvaggio - Tratto da: Problemi e soluzioni con Excel - Edizioni FAG Milano
I file, che devono essere usati varie volte, ma con dati sempre diversi, si prestano a essere trasformati in un modello. Un modello è un file che ha già parte del contenuto e può fungere da “base” per la creazione di nuovi file o nuovi fogli di lavoro. In questo articolo su Excel, vedremo come crearli.
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Velocizzare il lavoro con i modelli

I modelli sono uno strumento molto utile dei programmi Office, ma sono spesso un po’ trascurati.
Alle volte, quando si devono creare frequentemente file con una struttura simile, ma con dati diversi, si preferisce continuare a salvare con nome un vecchio file, eliminare i dati e sostituirli con quelli nuovi.
Questo sistema, però, non è molto efficiente, perché può portare a confusioni e ad accidentali sovrascritture. I modelli evitano questi potenziali “pasticci”. Excel dispone di modelli già pronti che potete usare per risolvere i problemi più comuni e molti sono disponibili anche sul sito Office Online.
Per utilizzare un file di modello già pronto con Excel 2007, dal menu del pulsante Microsoft Office scegliete la voce Nuovo. Visualizzerete la finestra Nuova cartella di lavoro, come visibile in figura 1.
Qui, nel riquadro Modelli in alto a sinistra nella finestra, scegliete la voce Modelli installati. Nel riquadro a destra apparirà l’elenco dei modelli salvati sul vostro computer al momento dell’installazione di Excel: fate doppio clic sul modello che volete usare per creare un nuovo file.


Figura 1: la finestra Nuova cartella di lavoro

Per usare, invece, i modelli eventualmente creati da voi, scegliete la voce Modelli. Vedrete una finestra Modelli identica a quella che si usa con Excel 2003, visibile in figura 3. Anche la procedura da seguire è identica, quindi vi rimandiamo alla spiegazione proposta più avanti per maggiori dettagli.
Se, invece, volete accedere ai modelli di Office Online, nella finestra Nuova cartella di lavoro, visibile sempre in figura 1, nel riquadro Modelli, fate clic su una qualsiasi delle voci al di sotto della scritta Microsoft Office Online.

Nota
Per ritornare alla visualizzazione della finestra Nuovo documento mostrata nella figura 1, scegliete la voce Vuoto e recente nel riquadro Modelli in alto a sinistra nella finestra.

Infatti, nella sezione Microsoft Office Online del riquadro Modelli sono elencate le categorie di modelli disponibili sul sito per il programma che si sta utilizzando. Per vedere i modelli di una categoria, fate clic su di essa ed Excel si connetterà a Office Online.
Quindi, a seconda della velocità della banda a vostra disposizione, dopo qualche tempo vi mostrerà, nel riquadro centrale, i modelli disponibili per quella categoria.
Se non siete soddisfatti dei risultati ottenuti, potete avviare una ricerca per parola chiave usando la casella in alto nel riquadro centrale della finestra Nuova cartella di lavoro.
Una volta individuato il modello che vi interessa, vi basterà fare doppio clic su di esso per avviare il download. Potrebbe apparire una finestra per avvisarvi che sarà verificata la licenza del vostro prodotto. Seguite tranquillamente tutta la procedura per ottenere il modello che vi interessa. Dopo qualche secondo Excel vi mostrerà un nuovo file creato sulla base del modello che avete scelto. Contestualmente, si aprirà il file della guida relativo al modello stesso.
Il nuovo modello sarà disponibile per la creazione di nuovi file anche in futuro in modo rapido. Non avrete più bisogno di effettuare la ricerca. Infatti, vedrete la sua icona nel riquadro centrale della finestra Nuova cartella di lavoro nella sezione Ultimi modelli usati.
Anche Excel 2003 vi permette di usare i modelli: basta scegliere File > Nuovo. Excel vi mostrerà il riquadro delle attività Nuova cartella di lavoro, visibile in figura 2.


Figura 2: il riquadro delle attività Nuova cartella di lavoro

Per aprire un modello presente sul vostro computer, nella sezione Modelli del riquadro delle attività, scegliete In questo computer. Excel vi mostrerà la finestra Modelli. Portatevi alla scheda Soluzioni foglio di calcolo, visibile in figura 3.


Figura 3: creare un nuovo file da un modello

Nota
Excel 2003 mostra qui sia i modelli inseriti in fase di installazione sia quelli eventualmente salvati da voi.

Fate doppio clic sul modello che volete usare.
Per utilizzare i modelli dal sito Office Online, nel riquadro delle attività scegliete Modelli dal sito Office Online. Seguite quindi la procedura che vi viene proposta.
Qualsiasi modello scegliate di utilizzare, con qualsiasi versione di Excel lavoriate, quando create un nuovo file bastato su un modello, Excel crea un nuovo file che riproduce il contenuto del modello ma che rimane assolutamente distinto dal modello stesso. Le eventuali modifiche apportate al nuovo file, quindi, non si rifletteranno sul modello.

Nota
Più avanti spiegheremo come modificare i modelli creati da noi.

Il nuovo file, nella barra del titolo, non presenta il solito nome Cartel seguito da un numero, bensì il nome del modello seguito da un numero, come visibile in figura 4, in modo da segnalare che il file si basa su quel modello.


Figura 4: un nuovo file basato su un modello

Questo nome, però, non influisce sul nome finale del vostro file. Proprio come se fosse un file creato da zero, potete salvare un file creato da un modello con qualsiasi nome, in qualsiasi punto del vostro disco.

Cambiare la cartella predefinita dei modelli

Prima di cominciare a lavorare coi modelli è opportuno fare una precisazione. Excel salva i modelli in una cartella nascosta del vostro disco.

Nota
La cartella dei modelli in Windows XP è C:\Documents and Settings\Nome utente\Dati, mentre in Windows Vista e in Windows 7 è C:\Users\ Nome utente\AppData\Roaming\ Microsoft\Templates.

Questo rende difficile copiare su altri computer i modelli che avete creato e/o condividerli con altri utenti. È difficile anche farne una copia di backup.
Se salvassimo il file di modello in un’altra cartella, Excel non lo riconoscerebbe come tale, o meglio, quando gli si chiede di creare un nuovo file da modello, non mostrerebbe questo modello tra le scelte possibili. Dobbiamo, quindi, indicare a Excel una nuova cartella per i modelli.
Purtroppo non è possibile eseguire questa procedura in Excel (in nessuna versione). Bisogna farlo in Word, quindi Excel ne erediterà le impostazioni.
Per il momento, quindi, lasciate Excel e passate a Word.
Prima, però, create, nella posizione che vi è più comoda, magari nei Documenti, una cartella per ospitare i vostri modelli. Per identificarla facilmente può essere utile chiamarla Modelli.
Fatto questo passate a Word. Occorre aprire la finestra Directory predefinite, visibile in figura 5.


Figura 5: la finestra Directory predefinite

Per farlo, se lavorate con Office 2007, aprite il menu del pulsante Microsoft Office e premete il pulsante Opzioni di Word. Portatevi quindi nella scheda Impostazioni avanzate e, mediante la barra di scorrimento, portatevi fino in fondo dove trovate il pulsante Directory predefinite, evidenziato in figura 6: premetelo.
Se, invece, lavorate con Word 2003, scegliete Strumenti > Opzioni e, nella finestra Opzioni, portatevi alla scheda Directory predefinite.
Una volta aperta la finestra (o scheda) Directory predefinite, selezionate la voce Modelli utente e premete il pulsante Modifica. Word aprirà la finestra Modifica posizione, visibile in figura 5: qui portatevi nella cartella che contiene i vostri modelli utente, poi premete il pulsante OK.
Ora Word vi mostrerà nuovamente la finestra Directory predefinite: questa volta in corrispondenza della voce Modelli utente vedrete il percorso della cartella dei vostri modelli utente. Premete OK per continuare a lavorare.
Da questo momento in avanti, tutti i programmi del vostro pacchetto Office cercheranno e salveranno i modelli in questa cartella.
Potete chiudere Word e tornare a Excel.


Figura 6: la scheda Impostazioni avanzate della finestra Opzioni di Word

Creare il modello

Il più ormai è fatto. Non ci resta che provare a salvare un file come modello. Useremo un file che genera la fattura. Apritelo e togliete tutti i dati: lasciate solo le formule e, nel caso specifico della fattura, la definizione dell’area di stampa.
A questo punto non dobbiamo fare altro che salvare il file come modello. In Excel 2007 sarà un file con estensione .xltx, mentre con Excel 2003 avrà estensione .xlt.
Per salvare un file come modello in Excel 2007 aprite il menu del pulsante Microsoft Office e scegliete Salva con nome > Altri formati. In Excel 2003 scegliete File > Salva con nome.
In entrambi i casi comparirà la finestra Salva con nome, visibile in figura 7.
Dall’elenco a discesa Salva come (Tipo file se lavorate con Windows XP), scegliete Modello.
Automaticamente, Excel vi porterà a salvare il file nella cartella che avete definito come la cartella dei modelli personali. Per usare questo modello, procedete come abbiamo spiegato all’inizio dell'articolo.


Figura 7: salvare un file come modello

Modificare un modello

Se avete bisogno di modificare un modello, dovrete agire direttamente sul file del modello vero e proprio.
Ci sono vari modi per farlo. Il più veloce consiste nell’individuare, nella cartella dei modelli, il modello da modificare. Quindi, fate clic su di esso col tasto destro del mouse e scegliete Apri dal menu contestuale, come visibile in figura 8.

Nota
Se dallo stesso menu si sceglie Nuovo, si creerà un nuovo file basato su quel modello.

Nota
Se osservate la figura 8 noterete che le icone dei file dei modelli Office si distinguono dalle icone dei corrispondenti file ordinari per la presenza di una banda gialla in alto.


Figura 8: aprire il modello per modificarlo

Quando è aperto un modello, e non un file bastato su di esso, sulla barra del titolo di Excel leggerete il nome del file non seguito da alcun numero. Il nome seguito da un numero identifica, invece, un file bastato sul modello, come abbiamo visto nella figura 4.
Le modifiche apportate a un modello non si riflettono sui file esistenti che usano quel modello, ma solo sui file creati a partire da quel modello dal momento delle modifiche in avanti.

Modelli di pagina

Concludiamo questo articolo ricordando che un modello può essere usato anche per creare un nuovo foglio di lavoro in un file esistente, oltre che un nuovo file come abbiamo visto finora.
A questo scopo si prestano bene i modelli costituiti da un solo foglio di lavoro (altrimenti, tutti i fogli del modello vengono inseriti nel file “ospite”).
Immaginiamo, per esempio, di avere una cartella di lavoro in cui raccogliamo tutte le fatture e di voler aggiungere un nuovo foglio ogni volta che dobbiamo emettere una nuova fattura. Il modello di pagina è quello che fa per noi. I nuovi fogli verranno inseriti nel file con le vecchie fatture e avranno già la struttura della fattura. Basterà solo aggiungere i dati.
Fate clic col tasto destro del mouse sul foglio prima del quale volete inserire il foglio (o i fogli) del modello. Quindi, scegliete Inserisci. Nella finestra Inserisci, visibile in figura 9, fate clic sul modello che volete usare.


Figura 9: inserire un foglio da modello

Problemi e soluzioni con Excel
Problemi e soluzioni con Excel
Alessandra Salvaggio - Edizioni FAG Milano
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